Thách Thức Quản Lý Kho Lạnh Trong Ngành Thuỷ Sản và Giải Pháp Odoo Inventory

Quản lý kho lạnh trong lĩnh vực thuỷ sản là một nhiệm vụ đầy thách thức, yêu cầu sự hiểu biết sâu sắc về ngành nghề. Với tính chất đặc biệt của kho lạnh, việc duy trì hàng hóa trong kho một thời gian quá lâu không khả thi, điều này tạo ra thách thức lớn trong việc quản lý để đạt được hiệu suất tối ưu. Vậy quy trình quản lý kho lạnh được thực hiện như thế nào? Đồng thời, các khó khăn mà quản lý kho đang phải đối mặt hiện nay là gì? Cùng với đó, bài viết dưới đây sẽ chi tiết giải đáp về các giải pháp cho những khó khăn này, được cung cấp bởi Paracel!

Vai trò của quản lý kho lạnh thuỷ sản

Cấu trúc của kho lạnh mang đặc điểm phức tạp, được trang bị với hệ thống làm mát, làm lạnh hoặc cấp đông nhằm bảo quản và lưu trữ

Thực tế đã chứng minh rằng điều kiện bảo quản trong kho đóng một vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng của sản phẩm. Do đó, quản lý kho lạnh đòi hỏi có kỹ năng chuyên môn cao, cần phải hiểu rõ về mọi hoạt động xảy ra bên trong và bên ngoài kho để có thể đưa ra những giải pháp tối ưu cho những vấn đề phức tạp phát sinh.

Nhìn chung, nhiệm vụ của quản lý kho lạnh trong ngành thuỷ sản bao gồm:

Giám sát và theo dõi bảo quản hàng hóa hàng ngày:

Điều này liên quan đến việc tìm kiếm cách giải quyết các vấn đề xuất hiện trong quy định về bảo quản lạnh thực phẩm, nhằm đảm bảo tiến triển suôn sẻ của công việc kinh doanh.

Đảm bảo hiệu quả bảo quản hàng hóa trong kho:

Mỗi loại sản phẩm, đặc biệt là thực phẩm đông lạnh, đều đòi hỏi nhiệt độ đặc biệt để tránh tình trạng hư hại. Người quản lý kho cần nắm bắt thông tin này và điều chỉnh nhiệt độ, độ ẩm để kéo dài vòng đời của sản phẩm, đồng thời kiểm soát chặt chẽ các biến động về độ ẩm và nhiệt độ để giảm thiểu tác động tiêu cực đến chất lượng.

Đảm bảo chất lượng và duy trì vòng đời sản phẩm:

• Để giảm thiểu tình trạng hư hại, cần áp dụng các biện pháp phù hợp cho từng ngành hàng bảo quản. Điều này đòi hỏi giám sát toàn diện từ quá trình thu hoạch, sơ chế đến quá trình nhập kho.
• Quản lý và theo dõi chặt chẽ các điều kiện bảo quản sản phẩm từ khi nhập kho đến khi giao đến tay người tiêu dùng.

Tạo dựng mối quan hệ với đối tác và tích hợp các giai đoạn từ bảo quản đến vận chuyển: Mục tiêu là đẩy nhanh tiến trình tiêu thụ sản phẩm và tăng cường lợi nhuận.

Mục tiêu của quản lý kho lạnh là ngăn chặn hư hại và thất thoát sản phẩm, đồng thời gia tăng lợi nhuận. Điều này đòi hỏi có quy trình làm việc rõ ràng và chặt chẽ giữa các bước từ nhập hàng, lưu trữ, xuất hàng, thu hồi đến vận chuyển. Quản lý kho lạnh đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và duy trì mối quan hệ vững chắc với đối tác từ phân phối đến vận chuyển, để đảm bảo người tiêu dùng nhận được sản phẩm thuỷ sản tươi nhất với chi phí tốt nhất.

Thách thức trong quản lý kho lạnh ngành thuỷ sản hiện nay

Quản lý kho lạnh đòi hỏi sự chuyên môn cao, đồng thời phải nắm vững mọi khía cạnh của quá trình lưu trữ và bảo quản hàng hóa. Việc giám sát những yếu tố như thời gian đông lạnh và hoạt động của thiết bị bảo quản lạnh là thiết yếu. Ngoài ra, quản lý hệ thống kho lạnh cũng đòi hỏi sự nhận thức về các rủi ro có thể phát sinh và khả năng giải quyết tình huống một cách hiệu quả.

Tuy nhiên, hiện nay, quản lý kho lạnh vẫn đối mặt với những thách thức sau:

1. Khó khăn trong việc kiểm soát nhiệt độ:
   • Mỗi loại thực phẩm đòi hỏi một mức nhiệt độ lưu trữ khác nhau, đặc biệt là đối với thực phẩm đông lạnh như thịt, gia cầm, hải sản, phô mai, và thực phẩm từ sữa. Quản lý kho lạnh phải chú ý đến vận hành để đảm bảo nhiệt độ đúng và ổn định.
   • Hệ thống kho lạnh cho nông sản, thực phẩm, và dược phẩm cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định từ Cơ quan Quản lý An toàn và Sức khỏe Nghề nghiệp (OSHA) và Cục Quản lý Thực phẩm và Dược phẩm Hoa Kỳ (FDA).
2. Khó khăn trong bảo quản thực phẩm, hàng hóa:
   • Mỗi kho lạnh thường phục vụ một loại hàng hóa cụ thể, và việc điều chỉnh nhiệt độ và độ ẩm để kéo dài vòng đời sản phẩm là phức tạp.
   • Hệ thống kiểm soát nhiệt độ truyền thống thường phụ thuộc vào kinh nghiệm người vận hành, và một sai sót nhỏ có thể ảnh hưởng đến toàn bộ hàng hóa.
3. Khó khăn trong bảo quản nguồn hàng thực phẩm:
   • Đảm bảo chất lượng và an toàn thực phẩm từ nguồn hàng đến tay người tiêu dùng là thách thức. Sự hư hỏng có thể xảy ra ở bất kỳ khâu nào trong chuỗi cung ứng nếu không kiểm soát tốt.
   • Quản lý kho lạnh cần theo dõi và duy trì điều kiện bảo quản từ nhà sản xuất, qua chuỗi cung ứng, và đến tay người tiêu dùng.
4. Khó khăn trong khâu vận chuyển:
   • Vận chuyển là yếu tố quan trọng trong quản lý chuỗi cung ứng lạnh. Nếu quá trình vận chuyển gặp trục trặc, đặc biệt là đối với thực phẩm đông lạnh, chất lượng hàng hóa có thể bị ảnh hưởng nếu nhiệt độ không được duy trì ổn định.
   • Những yếu tố không thể kiểm soát như thời tiết, hỏng hóc phương tiện vận chuyển cũng là những thách thức không lường trước được.
5. Hư hỏng thiết bị trong kho:
   • Các thiết bị làm lạnh, cửa kho lạnh có thể gặp sự cố và hỏng hóc sau thời gian sử dụng. Điều này có thể dẫn đến tích tụ hơi nước và tác động tiêu cực đến chất lượng sản phẩm.
   • Kế hoạch dự phòng cần được xây dựng để giảm thiểu tác động tiêu cực của các vấn đề phát sinh và duy trì hiệu suất cao của kho lạnh.

Giải pháp quản lý kho lạnh ngành thuỷ sản với – Odoo Inventory ERP

Ngày càng nhiều doanh nghiệp trong ngành thuỷ sản chuyển đổi sang quản lý kho trực tuyến, và trong bài viết này, chúng tôi muốn giới thiệu với bạn về Odoo Inventory – một phần mềm trong hệ thống Odoo ERP được nhiều doanh nghiệp đánh giá cao vì tính linh hoạt và chi phí triển khai hợp lý.

Dưới đây là những đặc điểm quan trọng của Inventory Odoo ERP giúp quản lý kho lạnh ngành thuỷ sản hiệu quả:

1. Tối ưu hóa sử dụng ERP:

Việc áp dụng hệ thống ERP hỗ trợ doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và năng lực bằng cách tự động hóa những công việc hàng ngày, trước đây đòi hỏi sự thực hiện thủ công. Sự triển khai của hệ thống quản lý tự động không chỉ mang lại sự tăng cường hiệu suất mà còn đảm bảo độ chính xác cao cho sản phẩm đầu ra.

2. Tiết kiệm chi phí:

Nâng cao hiệu suất làm việc và chất lượng sản phẩm giúp giảm chi phí sản xuất và vận hành. Sử dụng phần mềm quản lý kho để tự động hóa các hoạt động hàng ngày giảm thiểu chi phí lao động thủ công. Đồng thời, việc giảm thiểu sản phẩm hỏng, mất mát, hoặc hết hạn cũng mang lại tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.

3. Cung cấp số liệu và báo cáo chính xác:

Hệ thống quản lý kho Odoo ERP giúp ghi nhận dữ liệu với độ chính xác cao, từ đó giảm thiểu sai sót trong quá trình ghi chép dữ liệu. Ngoài ra, khả năng tạo và lưu trữ báo cáo về doanh thu và tồn kho giúp theo dõi hiệu suất kinh doanh và hỗ trợ quá trình lên kế hoạch phát triển.

4. Quản lý hàng tồn kho:

Thông tin tồn kho đầy đủ và chính xác giúp người quản lý theo dõi tình trạng tồn kho và thực hiện kế hoạch thanh lý khi cần thiết. Điều này tránh được tình trạng tồn kho lão hóa, hỏng hóc, hoặc lỗi thời, đồng nghĩa với việc giảm thiểu chi phí và tăng cơ hội thu hồi vốn.

5. Dự trù vật tư và đặt hàng bổ sung: Quản lý tồn kho giúp doanh nghiệp dự trù và lập kế hoạch đơn đặt hàng một cách chính xác, hỗ trợ quá trình sản xuất. Hệ thống quản lý kho Odoo ERP cho phép phân loại mặt hàng và điều chỉnh đơn đặt hàng dựa trên nhu cầu cụ thể và giá thị trường, đảm bảo hiệu suất và tiết kiệm chi phí tối đa.

Quản lý hàng tồn kho trong ngành thuỷ sản với Odoo:

1. Quản lý Tổng Thể: Odoo mang lại khả năng quản lý tồn kho toàn diện, cho phép truy xuất thông tin chi tiết từ nguồn cung cấp đến khách hàng. Dữ liệu được ghi lại và cập nhật theo thiết lập cá nhân của người dùng, tạo sự linh hoạt trong quản lý hàng tồn kho.
2. Đóng Gói và Vận Chuyển: Odoo cung cấp khả năng đóng gói và vận chuyển đơn hàng một cách hiệu quả. Hệ thống có thể sử dụng mã vạch như QR code hoặc barcode, hoặc hoạt động mà không cần chúng. Odoo tự động chuẩn bị đơn đặt hàng dựa trên sự khả dụng của từng sản phẩm.
3. Quản lý Kho Tổng Hợp: Odoo tích hợp quản lý tất cả các kho vào một hệ thống duy nhất và tuân theo quy tắc cung ứng chung giữa chúng. Điều này giúp đảm bảo sự đồng nhất và hiệu quả trong quản lý hàng tồn kho.
4. Sử Dụng Máy Quét Mã Vạch: Odoo sử dụng máy quét mã vạch trong các hoạt động như kiểm tra hàng tồn kho, nhập lô hàng, đóng gói đơn đặt hàng và nhiều hoạt động khác. Điều này giúp tối ưu hóa thời gian xử lý và tăng tính minh bạch trong kinh doanh.
5. Tính Năng Ghi Chú và Lưu Trữ Dữ Liệu: Odoo ERP cung cấp tính năng ghi chú và lưu trữ dữ liệu, bao gồm Kiểm soát theo Lô, Nhật ký hoạt động, Số seri, và Định giá. Điều này giúp quản lý trở nên dễ dàng hơn và tăng khả năng theo dõi chi tiết.
6. Hỗ Trợ Đa Dạng Sản Phẩm: Odoo hỗ trợ nhiều loại sản phẩm khác nhau. Người dùng có thể thêm các trường tùy chỉnh để đáp ứng đầy đủ nhu cầu kinh doanh.
7. Theo Dõi Hàng Tồn Kho: Tính năng theo dõi hàng tồn kho ít hoặc không có hàng tồn kho thông qua thông báo nguồn hàng hoàn toàn tự động. Sử dụng điểm đặt hàng và RFQ tự động hỗ trợ chuỗi cung ứng hoạt động hiệu quả hơn.
8. Tính Năng Tính Giá Thành Sản Phẩm: Hệ thống quản lý kho của Odoo hỗ trợ nhiều phương pháp tính giá thành sản phẩm như FIFO (Hàng nhập trước bán trước), giá trung bình và giá tiêu chuẩn, đảm bảo sự linh hoạt trong quản lý chi phí và giá thành.

Phiên bản mới nhất Odoo 15 mang đến nhiều cải tiến và tính năng mới, tối ưu hóa quản lý kho hàng một cách linh hoạt và hiệu quả.

Được giới thiệu vào năm 2022, Odoo 15 Inventory giúp doanh nghiệp quản lý kho lạnh ngành thuỷ sản một cách hiệu quả với những tính năng nâng cao.

Quy trình quản lý kho lạnh trong ngành thuỷ sản của Odoo Inventory

Cũng giống như việc quản lý nhiều kho hàng khác, quản lý kho lạnh của Odoo Inventory được phân chia thành 3 bước cơ bản: quản lý mã hàng, quản lý nhập kho, và quản lý xuất kho.

Quy trình quản lý mã hàng:

Bước 1: Thêm mới mã hàng: Khi phòng kế hoạch hoặc bộ phận quản lý trực tiếp muốn thêm mã hàng mới, họ có thể gửi yêu cầu đến bộ phận phụ trách.

Bước 2: Kiểm tra hàng và đối chiếu: Bộ phận mã hàng sẽ dựa trên thông tin yêu cầu, kiểm tra và so sánh với sự tồn tại thực tế của mặt hàng.

Bước 3: Cập nhật mã hàng:

• Với yêu cầu cấp mã mới: Áp dụng cho sản phẩm mới, chưa có mã hàng trong kho trước đó. Người phụ trách sẽ áp dụng quy tắc chung để đặt mã hàng dựa trên tính chất của hàng hóa, sau đó cập nhật vào hệ thống.
• Với yêu cầu thay đổi hoặc xóa mã hàng: Xem xét yêu cầu, đánh giá tính cần thiết. Nếu phù hợp, sẽ thực hiện việc xóa hoặc cập nhật mã mới, và ngược lại.

Bước 4: Thông báo về sự thay đổi mã hàng: Thông báo về bất kỳ thay đổi mã hàng nào cho các bộ phận liên quan, giúp họ cập nhật thông tin cho công việc sau này.

Quy trình quản lý việc nhập kho

Bước nhập kho hàng nguyên vật liệu:

1. Thông báo kế hoạch nhập nguyên vật liệu: Bắt đầu với việc thông báo kế hoạch nhập nguyên vật liệu từ các bộ phận liên quan.
2. Kiểm tra hàng và đối chiếu: Bộ phận quản lý kho thực hiện kiểm tra và đối chiếu để đảm bảo tính chính xác của hàng.
3. Lập phiếu nhập kho: Sau khi kiểm tra, lập phiếu nhập kho để ghi nhận thông tin về nguyên vật liệu.
4. Hoàn thành nhập kho: Quy trình kết thúc khi quá trình nhập kho được hoàn tất.

Bước nhập kho hàng thành phẩm:

1. Yêu cầu nhập kho: Các bộ phận có nhu cầu nhập hàng gửi yêu cầu nhập kho.
2. Kiểm tra và ký vào phiếu giao nhận sản phẩm: Thủ kho kiểm tra hàng và ký vào phiếu giao nhận sản phẩm để xác nhận việc nhận hàng.
3. Lập phiếu nhập kho và ký nhận: Bước này được thực hiện bởi bộ phận kế toán hoặc thủ kho, lập phiếu và ký nhận sản phẩm.
4. Nhập kho và cập nhật thông tin: Sản phẩm được nhập kho và thông tin liên quan cập nhật vào thẻ kho hoặc phần mềm quản lý kho.

Quy trình quản lý hoạt động xuất kho

Xuất kho hàng hóa để bán:

1. Gửi yêu cầu xuất hàng: Bắt đầu với việc gửi yêu cầu xuất hàng từ phía bộ phận có nhu cầu.
2. Kiểm tra tồn kho: Bộ phận quản lý kho thực hiện kiểm tra tồn kho để đảm bảo đủ hàng để xuất.
3. Lập phiếu xuất kho và hóa đơn bán hàng: Sau khi kiểm tra, lập phiếu xuất kho và hóa đơn bán hàng để ghi nhận việc xuất hàng.
4. Xuất kho: Hàng hóa được xuất khỏi kho theo đúng thông tin trong phiếu xuất kho.
5. Cập nhật thông tin: Cập nhật thông tin về xuất kho, nhật ký và số lượng tồn kho còn lại.

Xuất kho sản xuất:

1. Gửi phiếu đề nghị xuất nguyên vật liệu: Bộ phận có nhu cầu sản xuất gửi phiếu đề nghị xuất nguyên vật liệu.
2. Phê duyệt đề nghị: Ban giám đốc hoặc người có thẩm quyền phê duyệt đề nghị xuất nguyên vật liệu.
3. Nhận và kiểm tra: Kế toán nhận và kiểm tra tồn kho. Nếu đủ số lượng, in phiếu xuất kho.
4. Thực hiện xuất nguyên vật liệu: Thủ kho thực hiện xuất nguyên vật liệu dựa trên thông tin trong phiếu xuất kho.
5. Cập nhật thông tin: Thủ kho và kế toán cập nhật thông tin mới vào hệ thống, bao gồm thẻ kho và số liệu tồn kho.

Kết Luận

Thông qua bài viết này, hy vọng rằng bạn đã có cái nhìn sâu sắc về các phương pháp quản lý kho lạnh hiệu quả cho ngành thuỷ sản và có thể chọn lựa một hệ thống phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình. Chỉ khi quản lý kho đạt hiệu suất cao, cửa hàng của bạn mới có thể duy trì hàng hóa một cách có tổ chức và duy trì sự chặt chẽ trong quản lý tồn kho. Điều này không chỉ giảm thiểu thất thoát và sai sót, mà còn tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời đóng góp vào việc tăng doanh thu cho cửa hàng và doanh nghiệp.

Ngoài ra, việc lựa chọn một phần mềm quản lý kho phù hợp là quan trọng. Với những tính năng xuất sắc của phần mềm quản lý kho Odoo ERP Inventory, doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý nguồn lực, hàng tồn kho và nguyên liệu sản xuất, đồng thời tối ưu hóa các quy trình nội bộ.

Paracel, đối tác Silver của Odoo tại khu vực châu Á, luôn sẵn sàng lắng nghe và tư vấn cho doanh nghiệp về triển khai và sử dụng phần mềm quản lý Odoo ERP một cách tối ưu nhất. Chúng tôi cung cấp các giải pháp Odoo được tùy chỉnh cho từng doanh nghiệp, đảm bảo rằng quy trình vận hành của doanh nghiệp được tối ưu hiệu quả. Hãy liên hệ ngay với Paracel để nhận được tư vấn chi tiết và báo giá miễn phí cho giải pháp quản lý kho hàng với Odoo ERP!