Odoo CRM: Giải pháp quản lý và chăm sóc khách hàng độc đáo

Odoo CRM là một ứng dụng quản lý chăm sóc khách hàng được phổ biến toàn cầu, hỗ trợ hiệu quả trong việc quản lý thông tin khách hàng, cung cấp báo cáo theo thời gian thực, tổ chức quản lý CRM theo từng giai đoạn cụ thể, tích hợp hệ thống cảnh báo nhắc lịch hẹn tự động, giúp người sử dụng tiết kiệm thời gian và tránh quên công việc, từ đó tăng cường hiệu suất làm việc.

CRM là gì?

CRM, hay quản lý quan hệ khách hàng (Customer Relationship Management), là một phương pháp giúp doanh nghiệp tương tác với khách hàng một cách có tổ chức và hiệu quả, quản lý thông tin chi tiết về khách hàng như tài khoản, nhu cầu, thông tin liên lạc, và các vấn đề khác nhằm cung cấp dịch vụ tốt hơn cho khách hàng.

Mục tiêu chính của CRM là thu hút và giữ chân khách hàng mới, duy trì mối quan hệ với khách hàng hiện tại, lôi kéo khách hàng quay lại, giảm chi phí tiếp thị, và mở rộng dịch vụ khách hàng. Đánh giá chất lượng mối quan hệ với khách hàng đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện chiến lược kinh doanh.

CRM giúp mở rộng phạm vi tiếp thị và giảm độ dốc của quá trình chuyển đổi. Doanh nghiệp có thể tìm kiếm và tiếp cận một lượng lớn khách hàng tiềm năng, tăng tỷ lệ chuyển đổi thành khách hàng mua hàng.

Với sự cạnh tranh ngày càng gay gắt trên thị trường, CRM trở nên ngày càng quan trọng và đòi hỏi các công cụ hiện đại và tích hợp để hỗ trợ đội ngũ Marketing và Sales của doanh nghiệp đạt được các mục tiêu doanh số.

Giới Thiệu Module CRM trong Odoo

Module CRM tích hợp trong phần mềm Odoo không chỉ cung cấp công cụ hợp nhất mà còn liền mạch kết hợp với các phần chức năng phía sau. Odoo CRM hoạt động dựa trên nguyên lý “lấy khách hàng làm trung tâm,” nơi chăm sóc khách hàng không chỉ tập trung ở Odoo CRM mà còn mở rộng đến toàn bộ hệ thống. Thông tin khách hàng được sử dụng liên tục từ quá trình tiếp cận khách hàng, lên đơn bán, giao hàng, đến hóa đơn và chăm sóc hậu mãi.

Các chức năng nổi bật của Odoo CRM bao gồm:

1. Quản lý thông minh và hiệu quả của leads (tiềm năng) và opportunities (cơ hội kinh doanh) bởi một nhóm nhân viên (kinh doanh, bán hàng).
2. Quản lý thông tin liên lạc, nhận dạng khách hàng, ưu tiên hóa tác vụ bán hàng, phân công công việc, hướng xử lý và thông báo tự động.
3. Các tính năng tích hợp giúp đảm bảo quản lý và thực thi kịp thời tất cả các cơ hội kinh doanh và tác vụ, với khả năng tự động gửi nhắc nhở, tăng mức báo động, hay thực hiện các tác vụ khác dựa trên quy tắc của doanh nghiệp.
4. Hệ thống tự động hóa cao giúp giảm áp lực công việc và vận hành chu trình bán hàng hiệu quả. Cổng email đồng bộ trong Odoo CRM kết nối email và hệ thống ERP, cho phép gửi, nhận, và quản lý email ngay trong hệ thống ERP của doanh nghiệp.
5. Module này đồng thời đảm nhận việc trả lời tự động, thực hiện các hành động chăm sóc khách hàng tự động như gửi thư cảm ơn, định tuyến thư từ khách hàng đến đúng địa chỉ và người chuyên trách.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ đưa ra đánh giá chi tiết về Odoo CRM, bao gồm quản lý khách hàng tiềm năng, nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng, và quản lý đơn đặt hàng bán hàng.

Tính Năng Cơ Bản của Odoo CRM:

1. Quản lý và Phân Khúc Khách Hàng:
   • Xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu khách hàng với thông tin linh hoạt như tên, tuổi, công ty, số điện thoại, vv.
   • Phân khúc khách hàng thông qua chức năng gắn thẻ (tag), cho phép tạo và gắn nhiều thẻ vào mỗi khách hàng để lọc, tìm kiếm, và phân loại.
2. Quản lý Tiềm Năng:
   • Thực hiện bước thẩm định tiềm năng trước khi trở thành cơ hội kinh doanh thực sự.
   • Tạo tiềm năng bằng cách phân quyền hoặc tự động từ email, ví dụ như khi có email gửi đến sales@tencongty.com
3. Quản lý Cơ Hội:
   • Giao diện Kiểu Kanban giúp tập trung vào cơ hội quan trọng mà không mất thời gian sắp xếp thông tin.
   • Theo dõi tất cả tương tác và giao dịch với khách hàng như email, điện thoại, báo giá, vv.
   • Chức năng Theo Dõi Cơ Hội cung cấp thông báo tự động về tình hình của cơ hội qua email.
4. Quản lý và Phân Quyền Đội Sales:
   • Chia đội bộ phận Sales và thống kê doanh số trên từng đội.
   • Ghi nhận thông tin khách hàng của từng đội theo thời gian thực.
5. Quản Lý Khiếu Nại của Khách Hàng (Sử Dụng Tính Năng của Ứng Dụng Dự Án):
   • Khiếu nại có thể được tạo bởi nhân viên kinh doanh.
   • Tự động tạo khiếu nại khi khách hàng gửi khiếu nại đến một địa chỉ email đã định trước.
   • Khiếu nại có thể được tạo bởi khách hàng thông qua Customer Portal của họ.
   • Phân công khiếu nại cho từng người để xử lý.
   • Quy trình xử lý khiếu nại qua các giai đoạn (ví dụ: tiếp nhận, đang xử lý, đã xử lý, từ chối, v.v.) có thể được tuỳ biến theo nhu cầu của cán bộ quản lý khiếu nại.
   • Cho phép cấu hình các hành động tự động (ví dụ: gửi email thông báo người được giao giải quyết, tự động chuyển khiếu nại sang trạng thái đã xử lý sau một khoảng thời gian không có phản hồi từ khách hàng, v.v.).
   • Các khiếu nại có thể gắn đến một lệnh giao hàng, một hoá đơn, một đơn hàng, v.v. để giúp việc phân loại xử lý trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn.
6. Quản Lý Yêu Cầu Hỗ Trợ (Sử Dụng Tính Năng của Ứng Dụng Dự Án):
   • Yêu cầu hỗ trợ có thể được tạo bởi nhân viên kinh doanh.
   • Tự động tạo yêu cầu hỗ trợ khi khách hàng gửi yêu cầu đến địa chỉ email đã định trước.
   • Yêu cầu hỗ trợ có thể được tạo bởi khách hàng thông qua Customer Portal.
   • Phân công yêu cầu hỗ trợ cho từng người để xử lý.
   • Quy trình xử lý yêu cầu hỗ trợ qua các giai đoạn (ví dụ: tiếp nhận, đang xử lý, đã xử lý, từ chối, v.v.) có thể được tuỳ biến theo nhu cầu của cán bộ quản lý dịch vụ hỗ trợ.
   • Cấu hình các hành động tự động (ví dụ: gửi email thông báo người được giao giải quyết, tự động chuyển yêu cầu hỗ trợ sang trạng thái đã xử lý sau một khoảng thời gian không có phản hồi từ khách hàng, v.v.).

Phân Tích & Báo Cáo:

• Phân Tích Tiềm Năng:
  • Theo chiến dịch marketing, nhân viên bán hàng, kênh bán hàng, đội bán hàng, khách hàng, v.v.
• Phân Tích Cơ Hội:
  • Theo chiến dịch marketing, nhân viên bán hàng, kênh bán hàng, nguồn gốc dữ liệu, đội bán hàng, khách hàng, khu vực khách hàng, giá trị tiềm năng (doanh thu dự kiến), v.v.

Đánh Giá Odoo CRM

1. Giao Diện Người Dùng:

Giao diện người dùng của Odoo CRM được thiết kế để đáp ứng nhu cầu của nhân viên bán hàng một cách dễ sử dụng. Điều này đặc biệt quan trọng vì họ thường xuyên hoạt động ngoài thị trường hơn là tại văn phòng. Odoo CRM mang đến cho họ một cái nhìn tổng thể về các hoạt động bán hàng, và bảng điều khiển bán hàng cung cấp thông tin chi tiết về pipelines, khách hàng tiềm năng và triển vọng mọi lúc, mọi nơi.

2. Nhập Liệu Đơn Giản:

Odoo CRM cho phép người dùng kết nối trực tiếp với khách hàng tiềm năng qua email. Việc đăng ký khách hàng tiềm năng được thực hiện ngay trong CRM khi nhận được email hoặc thông tin từ internet, giúp tối ưu hóa quá trình nhập dữ liệu cho nhân viên bán hàng. Quản lý báo giá và thông tin khách hàng trở nên đơn giản chỉ với vài cú nhấp chuột.

3. Thân Thiện với Thiết Bị Di Động:

Giao diện di động của Odoo CRM được thiết kế thân thiện để nhân viên bán hàng có thể cập nhật thông tin khách hàng tiềm năng khi đang di chuyển, thậm chí khi không có kết nối internet. Điều này mang lại cho công ty khả năng quản lý hoạt động bán hàng theo thời gian thực, đảm bảo rằng thông tin luôn được cập nhật mọi nơi.

4. Quản Lý Khách Hàng Tiềm Năng:

Odoo CRM là phần mềm hỗ trợ hiệu quả trong việc chăm sóc và phát triển khách hàng tiềm năng. Nó giúp bạn theo dõi mọi khách hàng tiềm năng từ các giai đoạn khác nhau như cơ hội, báo giá đến đơn hàng. Công cụ quản lý khách hàng tiềm năng mang đến cái nhìn tổng thể về các đội bán hàng khác nhau.

5. Chấm Điểm Khách Hàng Tiềm Năng:

Odoo CRM cho phép chấm điểm khách hàng tiềm năng dựa trên nhiều yếu tố như lượt truy cập trang web, múi giờ, sở thích, v.v. Bạn có thể đánh giá và quản lý mức độ quan trọng của từng khách hàng tiềm năng dựa trên điểm số.

6. Nhập Danh Sách Khách Hàng Tiềm Năng:

Việc nhập danh sách khách hàng tiềm năng trở nên thuận tiện thông qua Odoo CRM, đặc biệt là qua tệp CSV. Điều này giúp quá trình thu thập thông tin khách hàng tiềm năng trở nên nhanh chóng và dễ dàng.

7. Nguồn Khách Hàng Tiềm Năng Trực Tuyến:

Odoo CRM kết hợp nhiều ứng dụng để thu hút khách hàng tiềm năng thông qua trang web, bao gồm trình tạo biểu mẫu, công cụ SEO, v.v.

8. Định vị Địa Lý và Trò Chuyện Trực Tuyến:

Khả năng sử dụng địa chỉ IP của người truy cập giúp dễ dàng xác định quốc gia, tiểu bang, và địa phương của họ. Ngoài ra, ứng dụng Odoo Live Chat cung cấp khả năng trò chuyện trực tuyến với những người truy cập trang web của bạn, đồng thời hỗ trợ quá trình tạo thêm khách hàng tiềm năng.

9. Chỉ Định Khách Hàng Tiềm Năng: Tùy chỉnh quy tắc để chỉ định khách hàng tiềm năng cho các nhóm bán hàng hoặc nhân viên bán hàng khác nhau dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau như sản phẩm, dịch vụ, quốc gia, v.v.

10. Quản Lý Pipeline:

Sự phát triển của mọi doanh nghiệp đều phụ thuộc vào việc sử dụng hệ thống bán hàng. Odoo CRM mang đến cho bạn cái nhìn toàn diện về nguồn cơ hội. Bạn có thể cải thiện hiệu suất của phễu bán hàng của mình bằng cách tận dụng các giai đoạn khác nhau.

11. Tùy Chỉnh Giai Đoạn CRM: Với việc tùy chỉnh các giai đoạn khác nhau, bạn có thể nhanh chóng cá nhân hóa quy trình làm việc của mình.

12. Quản Lý Cuộc Họp: Odoo CRM cho phép bạn lên lịch cuộc họp dựa trên các cơ hội của khách hàng, đồng thời đồng bộ hóa với điện thoại di động và lịch Google.

13. Lập Kế Hoạch Hành Động Hàng Ngày:

Odoo CRM giúp bạn tổ chức kế hoạch cho các nhiệm vụ và hoạt động hàng ngày dựa trên công việc cụ thể của bạn. Tất cả nhân viên bán hàng có thể thuận lợi theo dõi danh sách nhiệm vụ và các hoạt động quan trọng cần hoàn thành thông qua tính năng lên lịch này.

14. Phân Tích Khách Hàng Tiềm Năng: Với Odoo CRM, bạn có khả năng xác định và phân tích các cơ hội đã mất, cũng như thực hiện các bước cần thiết để cải thiện dịch vụ của mình.

15. Danh Bạ:

Tính năng quản lý khách hàng trong Odoo CRM cho phép bạn chia sẻ sổ địa chỉ giữa các nhóm bán hàng và nhân viên khác nhau.

Tổng Kết:

Odoo CRM không chỉ là lựa chọn của các doanh nghiệp lớn mà còn là một giải pháp phù hợp cho bất kỳ doanh nghiệp nào mong muốn tạo ra sự khác biệt trong sự cạnh tranh, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Việc sử dụng Odoo CRM mang lại công cụ quan trọng giúp nâng cao mối quan hệ với khách hàng, tăng cường sự gắn kết, hiệu suất và sự hài lòng của khách hàng. Một hệ thống CRM chất lượng như Odoo không chỉ giúp dự báo và xây dựng chiến lược cho cả hiện tại và tương lai mà còn giúp thiết lập chỉ số cao về sự gắn kết của khách hàng với doanh nghiệp.

Odoo không chỉ đóng vai trò là một công cụ quản lý thông tin bán hàng mà còn đóng góp vào việc xây dựng một hệ thống thông tin chi tiết về hoạt động của khách hàng. Điều này đảm bảo rằng tất cả các khách hàng đều nhận được sự chăm sóc và phục vụ đầy đủ từ công ty của bạn. Với Odoo, bạn có khả năng theo dõi mọi hoạt động và sự tương tác, đồng thời giúp bạn xây dựng một hình ảnh đầy đủ về nhu cầu và mong muốn của khách hàng để có thể đáp ứng chúng một cách tối ưu.