Khái quát về lĩnh vực kế toán trong Odoo và các chức năng kế toán được triển khai bởi Paracel

Bộ phận Kế toán đóng vai trò quan trọng trong hoạt động tổng thể của doanh nghiệp, đặc biệt là trong việc quản lý tài chính. Thông thường, các kế toán viên sử dụng các phần mềm kế toán riêng lẻ để thực hiện các nhiệm vụ hạch toán kế toán.

Tính đến hiện tại, các doanh nghiệp thường phải đối mặt với thực trạng là số liệu kế toán được tổng hợp từ hóa đơn và chứng từ của các bộ phận khác nhau trong công ty, trước khi chúng được gửi đến bộ phận kế toán để tập hợp và ghi vào sổ sách. Điều này có thể gây ra một số khó khăn, bao gồm:

1. Số liệu kế toán có thể bị trễ so với thời gian phát sinh nghiệp vụ do việc tập hợp chứng từ.
2. Khó khăn trong việc theo dõi từng bước của quy trình kế toán từ khi có nghiệp vụ phát sinh.
3. Nguy cơ về tính minh bạch của dữ liệu do sự phụ thuộc nhiều vào trình độ và tính trung thực của bộ phận kế toán.
4. Số liệu trong các báo cáo có thể trễ tùy thuộc vào quy mô của doanh nghiệp.
5. Khó khăn trong việc dự báo tài chính do các số liệu từ các bộ phận khác không được cập nhật liên tục.

Trong hệ thống giải pháp quản trị tổng thể ERP, phần mềm Kế toán của Odoo xuất sắc hỗ trợ giải quyết những thách thức trên và ngày càng trở thành sự lựa chọn tối ưu cho nhiều doanh nghiệp.

Vai trò của Kế toán trong Odoo:

Trong bất kỳ hệ thống ERP nào, phân hệ Kế toán – Tài chính đóng vai trò quan trọng như một nền tảng cốt lõi. Điều gì làm cho ứng dụng Kế toán trong hệ thống ERP trở nên ưu việt và khiến doanh nghiệp quyết định đầu tư vào phần mềm này thay vì các giải pháp kế toán đơn lẻ khác?

Với khả năng liên kết dữ liệu đồng nhất trên toàn hệ thống ERP, phần mềm Kế toán đảm bảo sự thừa hưởng dữ liệu chặt chẽ, chính xác và tức thì từ các bộ phận khác trong doanh nghiệp. Điều này giúp tối đa hóa năng suất làm việc của nhân viên và cung cấp thông tin chính xác và kịp thời về tình hình hoạt động của doanh nghiệp cho các nhà quản trị và lãnh đạo.

Lợi ích của việc sử dụng Kế toán trong Odoo

Hệ thống Kế toán của Odoo mang lại những lợi ích to lớn, đặc biệt được thiết kế để đáp ứng nhu cầu của thế kỷ 21:

1. Trái tim của Hệ thống: Phần mềm Kế toán là trái tim của hệ thống, kết nối mạnh mẽ và nhận dữ liệu từ các bộ phận khác, giúp tạo sự liên kết chặt chẽ.
2. Hạch toán tự động: Các phát sinh kế toán được hạch toán tự động theo quy tắc định sẵn, giảm đến 70% công việc của kế toán viên.
3. Nhập liệu duy nhất 1 lần: Số liệu nhập chỉ một lần từ các nghiệp vụ như mua hàng, bán hàng, kho hàng, sản xuất, lương, bán thương mại điện tử, tránh sai sót khi nhập liệu nhiều lần.
4. Kết nối ngân hàng và thanh toán trực tuyến: Kế toán Odoo kết nối trực tiếp với ngân hàng hoặc các phương thức thanh toán trực tuyến, đồng bộ hóa giao dịch mỗi giờ và thực hiện nhanh chóng.
5. Báo cáo theo thời gian thực: Hệ thống cung cấp báo cáo ngay khi có phát sinh tự động, giúp ban lãnh đạo có số liệu để đưa ra quyết định và giảm gánh nặng cho nhân viên kế toán.

Với sự hỗ trợ tuỳ chỉnh Odoo của Paracel, tính năng Kế toán đáp ứng đầy đủ các quy trình thực tế trong doanh nghiệp và đáp ứng các yêu cầu quản lý chi tiết được thảo luận trong các bài viết sắp tới.

Các Chức năng Cơ bản của Phân hệ Kế toán trong Odoo:

Hoạch đồ kế toán Thông tư 200:

• Điều chỉnh và bổ sung để tương thích với hoạch đồ các tài khoản kế toán theo Thông tư 200 của Bộ Tài chính.

Kế toán Mua:

• Hoá đơn Nhà cung cấp (Vendor Bill).
• Hoá đơn Hoàn trả (Vendor Credit Note).
• Thanh toán nhà cung cấp (Vendor Payment).
• Biên lai mua hàng (Purchase Receipt).

Kế toán Bán:

• Hoá đơn Khách hàng (Customer Bill).
• Hoá đơn Hoàn trả (Customer Credit Note).
• Khách hàng Thanh toán (Customer Payment).
• Biên lai Bán hàng (Sales Receipt).

Kế toán Kho:

• Cho phép cấu hình và tạo tự động bút toán cho nhập/xuất vật tư, hàng hóa, công cụ, thành phẩm, v.v.
• Cấu hình và tính giá xuất kho theo 03 phương pháp:
• Giá tiêu chuẩn.
• Bình quân gia quyền.
• FIFO (first-in, first-out): Mục hàng nhập trước sẽ được xuất trước trong kiểm kê chi phí.

Kế toán Công Nợ:

• Tự động xác lập công nợ khi hoá đơn được xác nhận.
• Tự động xác lập công nợ khi bút toán kế toán công nợ được tạo.
• Giải nợ trong quá trình đối soát bút toán thanh toán với bút toán công nợ.

Quản Lý Tài Sản:

• Tài sản được xem như một đối tượng kế toán trong Odoo, giúp quản lý tài sản và công cụ dụng cụ theo các chuẩn kế toán.
• Hỗ trợ phân bổ/trích khấu hao theo các tiêu chí như:
  • Phân bổ theo số lần định trước với chu kỳ cố định.
  • Phân bổ đến ngày định trước với chu kỳ định trước.
• Phương pháp/trích khấu hao hỗ trợ:
  • Đường thẳng.
  • Giảm dần (với hệ số giảm trước định).

• Tự động tạo tài sản khi hoá đơn mua tài sản được xác nhận.
• Tự động trích khấu hao/phân bổ không hạn chế số lượng tài sản.
• Tương thích với chuẩn mực kế toán Việt Nam về trích khấu hao TSCĐ và phân bổ giá trị Công cụ dụng cụ.

Kế toán Tổng hợp:

• Cho phép theo dõi biến động tỷ giá thông qua biểu đồ.
• Hỗ trợ đa tiền tệ
• Hỗ trợ quy đổi chính xác giữa đồng tiền mệnh giá thấp (ví dụ: Đồng Việt Nam) và các đồng tiền mệnh giá cao (ví dụ: USD, GBP, v.v.).
• Tích hợp khả năng tạo và quản lý bút toán kế toán thủ công.

Tích hợp với Bán hàng

• Tạo và kiểm soát hoá đơn xuất cho khách hàng theo nhiều phương thức:
  • Hoá đơn theo đơn bán.
  • Hoá đơn dựa trên lô hàng giao.
  • Hoá đơn trước khi giao hàng hóa.
• Hoá đơn có trạng thái mặc định là “Dự thảo,” giúp kế toán viên kiểm soát và xác nhận thông tin chính xác sau khi thẩm định.
• Theo dõi giá trị đã xuất hoá đơn của một đơn bán (SO)

Tích hợp với Mua sắm

• Tự động tạo và kiểm soát hoá đơn nhà cung cấp theo nhiều phương thức:
  • Hoá đơn theo đơn mua.
  • Hoá đơn dựa trên lô hàng về.

• Hoá đơn có trạng thái là “Dự thảo” để kế toán viên kiểm soát và xác nhận sau khi thẩm định thông tin chính xác.
• Theo dõi giá trị đã xuất hoá đơn của một đơn mua (PO).
• Bao gồm các chức năng quản trị kế toán để hỗ trợ quản lý doanh nghiệp.

Báo Cáo và Phân Tích:

• Phân Tích Hoá Đơn: Tiến hành đánh giá chi tiết về cấu trúc và thông tin trong các hoá đơn.
• Phân Tích Bút Toán và Hệ Thống Tài Khoản: Đối chiếu và p-hân loại cẩn thận các bút toán kế toán và hệ thống tài khoản.
• Phân Tích Tài Chính: Thực hiện đánh giá chi tiết về tình hình tài chính, bao gồm cả thu chi và lợi nhuận.
• Phân Tích Tài Khoản Kế Toán Quản Trị: Kiểm tra và phân loại các tài khoản liên quan đến quản lý.
• Phân Tích Tài Sản: Thực hiện đánh giá chi tiết về tình trạng và giá trị của các tài sản.
• Phân Tích và Theo Dõi Công Nợ Đối Tác: Đánh giá và theo dõi công nợ từ khách hàng và nhà cung cấp.

Phân Tích Kế Toán Thông Minh:

• Cung Cấp Công Cụ BI (Business Intelligence): Sử dụng công cụ BI để phân tích số liệu kế toán theo nhiều tiêu chí khác nhau.
• Phân Tích Bút Toán Kế Toán: Đánh giá và phân loại bút toán kế toán.
• Phân Tích Bút Toán Kế Toán Quản Trị: Kiểm tra và phân loại bút toán kế toán liên quan đến quản trị.
• Phân Tích Ngân Sách: Thực hiện đánh giá chi tiết về ngân sách kế toán.

Kế Toán Sản Xuất:

• Tính Giá Thành Sản Xuất Thời Gian Thực: Cung cấp khả năng tính toán giá thành sản xuất theo thời gian thực.
• Tính Giá Thành Sản Xuất: Xác định giá thành sản xuất bằng cách tính tổng giá vốn nguyên vật liệu và chi phí sinh ra từ các hoạt động sản xuất.

Tạm Ứng Nhân Viên:

• Quản Lý Hoạt Động Tạm Ứng Nội Bộ: Hỗ trợ nhân viên trong việc đề xuất tạm ứng và cán bộ quản lý trong quá trình duyệt.
• Đối Soát và Thanh Quyết Toán Tạm Ứng: Theo dõi và đối soát khoản tạm ứng với các giao dịch mua/bán hàng, tự động cân đối với tài khoản tạm ứng (VD: 141).
• Báo Cáo và Phân Tích Động về Tạm Ứng: Cung cấp báo cáo và phân tích động về tình hình tạm ứng.

Kế Toán Lương Cao Cấp:

• Dữ Liệu Mặc Định Tiết Kiệm Thời Gian: Tự động nhập liệu để giảm thời gian cho bộ phận tiền lương (nhân sự) khi thực hiện quy trình lương.
• Tạo Bút Toán Kế Toán Lương ở Giai Đoạn Xác Nhận Phiếu Lương: Thực hiện hạch toán lương trong giai đoạn xác nhận phiếu lương, thay vì phải hoàn thành ở giai đoạn khác.

Kế Toán Lương Việt Nam:

• Tự Động Hạch Toán Theo Chuẩn Mực Kế Toán Việt Nam: Tự động hạch toán các khoản liên quan đến lương, tiền công, phụ cấp, v.v. theo chuẩn mực kế toán Việt Nam.
• Quản Lý Công Nợ Tiền Công/Tiền Lương: Theo dõi và quản lý công nợ liên quan đến tiền công và lương.

Doanh Thu/Chi Phí Hoãn Lại và Báo Cáo Kế Toán Động:

• Phân Bổ và Hoãn Lại: Cho phép phân bổ và hoãn lại các khoản doanh thu và chi phí trả trước.

• Hỗ trợ các phương thức phân bổ theo:
  • Phân bổ theo số lần định trước với chu kỳ định trước.
  • Phân bổ cho đến ngày định trước với chu kỳ định trước.

• Hỗ trợ các phương pháp phân bổ:
  • Phân bổ đường thẳng.

Báo Cáo Kế Toán Động:

• Cung cấp báo cáo kế toán động có khả năng phân tích và truy vết số liệu.
• Báo Cáo Tài Chính:
  • Báo cáo lỗ & lãi (P&L).
  • Bảng cân đối kế toán (Balance Sheet).
  • Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Cashflow Statement).
  • Tóm tắt cho quản lý (Executive Summary).

• Báo Cáo Đối Tác:
  • Báo cáo tuổi nợ phải thu.
  • Báo cáo tuổi nợ phải trả.
  • Sổ cái đối tác.

• Báo Cáo Kiểm Toán:
  • Báo cáo thuế.
  • Sổ cái.
  • Cân đối thử.

Báo Cáo Tài Chính:

• Báo cáo lỗ & lãi (P&L).
• Bảng cân đối kế toán (Balance Sheet).
• Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Cashflow Statement).
• Tóm tắt cho quản lý (Executive Summary).

Báo Cáo Đối Tác:

• Báo cáo tuổi nợ phải thu.
• Báo cáo tuổi nợ phải trả.
• Sổ cái đối tác.
• Báo cáo hợp nhất theo sổ nhật ký (đa công ty).
• Cung cấp các công cụ lọc và so sánh số liệu giữa các kỳ (tháng/quý/năm).

Chúng tôi sẽ tiếp tục cung cấp hướng dẫn chi tiết để bạn có thể tận dụng triệt để các tính năng kế toán và xây dựng hệ thống ERP hoàn chỉnh phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp Việt Nam.

Read more: Quản lý nhân viên hiệu quả với 9 tính năng nổi bật của phần mềm (Odoo HRM)