Quản lý nhân viên hiệu quả với 9 tính năng nổi bật của phần mềm (Odoo HRM)

Việc quản lý nhân viên đang thực sự là một vấn đề rất khó khăn cho mỗi doanh nghiệp hiện nay. Khi các doanh nghiệp hiện nay đang quản lý dữ liệu của nhân viên bằng các bảng tính excel vẫn sẽ không kiểm soát được thời gian thực tế làm việc của các nhân viên trong doanh nghiệp. Đây thực sự một trong những vấn đề quan trọng ảnh hưởng đến sự phát triển của doanh nghiệp. Hãy để chúng tôi giới thiệu cho bạn phần mềm quản lý nhân viên Odoo HRM trong bài viết dưới đây.

1. Phần mềm quản lý nhân viên Odoo HRM là gì ?

Odoo HRM là một trong những phần mềm quản lý nhân viên phổ biến nhất hiện nay giúp doanh nghiệp quản lý các thông tin chi tiết liên quan đến nhân viên, theo dõi và báo cáo hoạt động kinh doanh và nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên với nhiều tính năng đa dạng và linh hoạt.

Ngoài việc giúp doanh nghiệp quản lý các hoạt động kinh doanh thì phần mềm quản lý nhân viên Odoo HRM còn được thiết kế để giúp chủ doanh nghiệp quản lý được dữ liệu khách hàng, giao việc, theo dõi và phân tích tiến độ hoạt động kinh doanh.Với phương pháp này, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa hiệu suất làm việc của nhân viên và đồng thời tăng cường sự hài lòng của họ.

2. Những tính năng nổi bật của phần mềm quản lý nhân viên Odoo HRM

Phần mềm quản lý nhân viên của Odoo HRM được triển khai để cung cấp cho bạn sự linh hoạt tối đa trong công tác quản lý nhân viên cũng như quản lý hoạt động kinh doanh của công ty tốt hơn. Dưới đây là các tính năng nổi bật của phần mềm Odoo HRM.

2.1. Quản lý ứng viên tuyển dụng vào doanh nghiệp

Quản lý quy trình tuyển dụng và điều chỉnh các vị trí còn trống trong Odoo HRM trở nên thuận lợi cho doanh nghiệp. Dựa vào khả năng tùy chỉnh của module, bạn có thể tự do thiết lập chiến lược tuyển dụng riêng, đặt ra các bước quan trọng cần thiết trong quá trình tuyển dụng và lập danh sách ứng viên xuất sắc.

Việc đăng thông báo tuyển dụng trở nên dễ dàng hơn với module Odoo HRM. Nó giúp doanh nghiệp đăng tin tuyển dụng chỉ trong vài bước đơn giản và đồng thời theo dõi quá trình nộp hồ sơ của ứng viên. Bạn có thể dễ dàng đánh giá ứng viên bằng cách đánh sao, xem hướng dẫn, xác định các bước tiếp theo như lịch hẹn phỏng vấn, nhập thông tin về mức lương dự kiến và mức lương đề xuất, sắp xếp cuộc họp, bắt đầu quá trình phỏng vấn hoặc khám phá chi tiết về đề xuất hợp đồng.

Ưu điểm của tính năng quản lý ứng viên

• Tạo, cập nhật, và xoá thông tin về các vị trí tuyển dụng trở nên đơn giản.
• Quản lý hồ sơ và đơn ứng tuyển cũng như CV của ứng viên tại mỗi vị trí, điều này bao gồm cả quản lý các chiến dịch tuyển dụng.
• Theo dõi chi tiết về trạng thái tuyển dụng của từng ứng viên, từ việc nộp hồ sơ, phỏng vấn vòng 1, vòng 2, đến kết quả trúng tuyển.
• Dễ dàng lên lịch phỏng vấn với ứng viên, thẩm định và đánh giá hồ sơ một cách thuận tiện.
• Báo cáo tổng hợp tự động, giúp người dùng nhanh chóng theo dõi thông tin và hỗ trợ quyết định thông qua cách tổ chức thông tin hợp lý.
• Cấu hình linh hoạt với khả năng tự điều chỉnh các tham số của ứng dụng.

2.2. Quản lý nhân viên của doanh nghiệp

Doanh nghiệp có thể quản lý dữ liệu nhân viên thông qua phần quản lý nhân viên trong Odoo HRM. Ngoài ra, người sử dụng cũng có khả năng lựa chọn việc công bố thông tin nhân viên trên trang web doanh nghiệp, tạo cơ hội cho khách hàng hiểu rõ hơn về đội ngũ nhân sự. Việc thêm các thẻ và loại hợp đồng cũng hỗ trợ trong việc ghi nhớ và xác định vai trò cụ thể của từng nhân viên.

Việc tạo cơ sở dữ liệu quản lý nhân viên trở nên thuận tiện thông qua Odoo HRM. Nó giúp theo dõi thông tin nhân viên một cách chính xác và liên tục cập nhật các chi tiết như vị trí công việc, hệ thống cấp bậc, và các thông tin khác.

Ưu điểm của tính năng quản lý nhân viên của doanh nghiệp

• Thuận lợi trong việc thêm mới, cập nhật, và xoá thông tin nhân viên, cũng như tìm kiếm nhanh thông qua bộ lọc tiện ích.
• Quản lý nhân sự theo từng phòng ban, cho phép người dùng thực hiện các thao tác thêm mới, cập nhật, và xoá thông tin của phòng ban.
• Tổng hợp mọi chi tiết về hợp đồng nhân viên và chấm công, giúp tiện lợi trong quá trình tính lương cho nhân viên.
• Khả năng tự cấu hình ứng dụng, linh hoạt theo sở thích và nhu cầu cụ thể của người sử dụng.

2.3. Quản lý ngày nghỉ của nhân viên doanh nghiệp

Odoo HRM giúp đơn giản hóa quá trình quản lý ngày nghỉ phép của nhân viên.

Khi một nhân viên nộp đơn xin nghỉ việc, người quản lý sẽ xem xét và quyết định về việc chấp thuận hoặc từ chối. Ngay sau khi đơn đăng ký được người quản lý phê duyệt, nhân viên sẽ nhận được thông báo qua email và lịch làm việc của họ sẽ tự động được cập nhật.

Ưu điểm của tính năng quản lý ngày nghỉ của nhân viên

• Theo dõi ngày nghỉ của nhân viên trở nên đơn giản hóa: Nhân viên chỉ cần nhập yêu cầu của họ, sau đó quản lý sẽ phê duyệt và xác nhận chỉ trong vài cú nhấp chuột. Đồng thời, lịch trình của từng nhân viên sẽ tự động được cập nhật tương ứng.
• Người quản trị có cái nhìn tổng quan về đội ngũ nhân viên, giữ cho việc tổ chức các phòng ban hiệu quả và dễ dàng dự báo việc phân công nhiệm vụ trong thời gian nghỉ của các thành viên.
• Xử lý yêu cầu từ phía nhân viên trở nên thuận tiện: Nhân viên có thể tự ghi lại yêu cầu nghỉ phép của mình và nhận thông báo qua email về mỗi yêu cầu mới. Quyết định phê duyệt hoặc từ chối được thực hiện một cách nhanh chóng, có thể kèm theo một ghi chú giải thích cho nhân viên.
• Nhận báo cáo để lên kế hoạch trước: Tạo báo cáo chỉ với một cú click chuột cho mỗi yêu cầu nghỉ, sắp xếp theo loại nghỉ phép, nhân viên, bộ phận, và thậm chí cho toàn bộ công ty. Nhận được số liệu thống kê về những người nghỉ, giúp đảm bảo duy trì hiệu suất lao động ở mức cao nhất.

2.4. Ứng dụng khảo sát

Khảo sát có thể được tích hợp trong nhiều module khác nhau để thu thập phản hồi từ nguồn cung cấp dữ liệu người dùng, nhằm cải thiện chất lượng dịch vụ hoặc sản phẩm. Nó cũng có thể được sử dụng để tổng hợp thông tin nhân viên cơ bản trong quá trình tuyển dụng và thu thập ý kiến thông qua việc gửi các biểu mẫu chứa câu hỏi được thiết kế. Trong trường hợp khảo sát nội bộ, doanh nghiệp có thể xác định các giai đoạn khác nhau để hiệu quả hóa quá trình tổ chức công việc thông qua Odoo HRM.

Người dùng có khả năng đặt tiêu đề cho khảo sát, tạo các trang chứa câu hỏi, thiết lập thông báo lỗi, và quyết định câu trả lời là bắt buộc hoặc tùy chọn. Quá trình thực hiện khảo sát được mô tả qua các bước sau:

• Thiết kế Khảo sát:
  • Người dùng có thể thiết kế tiêu đề cho khảo sát.
  • Tạo các trang chứa câu hỏi được thiết kế theo nhu cầu và mục đích cụ thể.
  • Thiết lập thông báo lỗi để đảm bảo người tham gia có thể điều chỉnh câu trả lời khi cần thiết.
• Kiểm tra Khảo sát:
  • Kiểm tra khảo sát trước khi công bố để đảm bảo tính nhất quán và đảm bảo mọi chi tiết hoạt động đúng như kỳ vọng.
• Thu thập Dữ liệu và Thống kê từ Khảo sát:
  • Kiểm tra câu trả lời từ người tham gia và theo dõi trạng thái để hiểu cách mọi người phản ứng với khảo sát.

2.5. Quản lý chi phí

Odoo HRM cung cấp tính năng cho phép nhân viên gửi chi tiết chi phí cá nhân của họ. Các nhà quản lý có thể kiểm tra tất cả các thông tin liên quan đến chi phí và thực hiện quyết định chấp thuận hoặc từ chối, tất cả được thực hiện trong một cửa sổ đơn giản. Sau khi được phê duyệt, các chi phí sẽ tự động được cập nhật ngay lập tức trong module Kế toán của Odoo. Điều này giúp quy trình quản lý chi phí trở nên hiệu quả và minh bạch hơn, đồng thời tối ưu hóa tính toán chi phí và quản lý tài chính trong doanh nghiệp.

Ưu điểm của tính năng quản lý chi phí của doanh nghiệp

• Dễ dàng quản lý chi phí của nhân viên thông qua Odoo HRM
• Tiết kiệm thời gian báo cáo chi phí: Tất cả mọi thứ được tập trung tại một nơi trong phân hệ quản lý nhân sự của Odoo HRM.
• Ngừng mất phiếu thu: Tự động chuyển toàn bộ phiếu thu trực tiếp vào hồ sơ chi phí, giảm thiểu rủi ro mất mát thông tin.
• Chia sẻ công việc giữa các bộ phận: Thu hút sự quan tâm từ mọi người liên quan, giúp tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa quá trình làm việc.
• Tích hợp hoàn toàn với phần mềm Odoo: Đảm bảo tính nhất quán và liên kết chặt chẽ với các chức năng khác của hệ thống Odoo.

2.6. Quản lý chấm công

Phần mềm có khả năng theo dõi và quản lý chấm công đầy đủ cho nhân viên, cho phép nhà quản lý truy cập số liệu thống kê và kiểm tra chuyên cần của từng nhân viên trong Odoo HRM. Hệ thống cũng hỗ trợ việc đăng báo cáo tự động dựa trên dữ liệu thời gian thực về thời gian làm việc, nhờ tích hợp tính năng kế toán trong Odoo.

Tính năng Odoo Attendances giúp nhân viên dễ dàng thực hiện check-in và check-out thông qua giao diện đơn giản, chỉ cần một cú nhấp chuột. Ngoài ra, mô-đun này hỗ trợ sử dụng thiết bị sinh trắc học và máy quét mã vạch để tăng cường tính hiệu quả và độ chính xác trong quá trình chấm công.

Tuy nhiên, khi làm việc từ xa, việc sử dụng cả hai chức năng chấm công có thể không phải lúc nào cũng khả thi. Do đó, để giải quyết vấn đề này, bạn có thể sử dụng tính năng đăng nhập bằng mã PIN và đăng xuất, giúp nhân viên đăng nhập vào nền tảng bằng một mã PIN duy nhất.

Trong trường hợp nhân viên chưa có mã PIN để đăng nhập, họ có thể dễ dàng truy cập nền tảng bằng cách chọn tùy chọn đăng ký có sẵn trong menu chấm công, như được mô tả bên dưới. Sau khi chọn, họ sẽ được chuyển trực tiếp đến nền tảng và có thể bắt đầu làm việc ngay lập tức.

2.7. Thời gian biểu

Các nhân viên sẽ thực hiện việc điền các mục bảng chấm công hàng ngày trong Odoo HRM. Theo định kỳ được xác định, nhân viên sẽ xác nhận trang tính chấm công của mình. Sau đó, người quản lý của bộ phận sẽ phê duyệt thông tin trong phòng ban của họ. Các khoảng thời gian xác định trong biểu mẫu công ty có thể được đặt để chạy định kỳ hàng tháng, hàng tuần hoặc hàng ngày, tùy thuộc vào yêu cầu và quy trình làm việc của doanh nghiệp. Điều này giúp tự động hóa quá trình chấm công, đồng thời tăng cường sự chính xác và hiệu suất trong quản lý nhân sự.

Hơn nữa, có nhiều tùy chọn lọc và cấu hình sẵn có giúp bạn dễ dàng trích xuất dữ liệu cần thiết từ danh sách dài các mục đang được mô tả. Module bảng chấm công cũng có khả năng truy cập từ xa thông qua ứng dụng, có thể được tải xuống và cài đặt trên các thiết bị thông minh của bạn. Ứng dụng này khả dụng trên các nền tảng iOS, Android và Chrome, giúp người dùng linh hoạt trong việc quản lý và theo dõi chấm công mọi nơi và mọi lúc.

2.8. Quản lý lương

Trong Odoo HRM, module Bảng lương cho phép thiết lập các quy tắc tiền lương để tính toán dữ liệu như phụ cấp, lương net, thuế, và sổ đăng ký đóng góp mà công ty hoặc nhân viên phải trả thuế. Ngoài ra, Odoo cũng hỗ trợ việc thiết lập cấu trúc để xác định quy tắc áp dụng cho từng nhân viên và xây dựng hệ thống phân cấp cấu trúc tiền lương. Đồng thời, Odoo giúp thiết lập mẫu hợp đồng lợi thế cho các khoản đãi ngộ khác nhau, tạo ra sự linh hoạt và đồng nhất trong quản lý các khoản chi trả cho nhân viên.

Người dùng có thể tạo phiếu lương và đăng ký bảng lương hàng tháng bằng module Bảng lương trong Odoo HRM. Sau khi tạo và xác nhận phiếu lương, hệ thống sẽ tự động tạo mục nhật ký trên Tài khoản. Điều này đảm bảo rằng hệ thống Bảng lương của Odoo được tích hợp chặt chẽ với phân hệ kế toán, giúp tự động hóa quá trình ghi chúng vào tài khoản tài chính. Điều này giúp đảm bảo sự nhất quán và chính xác trong quá trình xử lý và theo dõi thông tin liên quan đến lương của nhân viên.

Ưu điểm của tính năng quản lý lương của nhân viên

Trong Odoo HRM, người dùng có thể:

• Theo dõi và quản lý chi tiết bảng chấm công của nhân viên từng phòng ban trong tháng:
  • Sử dụng module Bảng chấm công để xem và quản lý chi tiết chấm công của từng nhân viên, được phân loại theo phòng ban.
  • Tích hợp các tính năng lọc và tìm kiếm để dễ dàng xác định thông tin theo yêu cầu cụ thể.
• Tổng hợp bảng chấm công, hỗ trợ tính lương (xuất phiếu lương, tổng hợp bảng lương) vào cuối tháng:
  • Sử dụng module Bảng lương để tổng hợp thông tin chấm công và hỗ trợ quá trình tính lương.
  • Có thể xuất phiếu lương và tổng hợp bảng lương vào cuối tháng, giúp tự động hóa quá trình này và giảm sai sót.
• Dễ dàng truy cập/tạo/cập nhật/kiểm tra các dữ liệu chấm công cũ:
  • Sử dụng giao diện dễ sử dụng để truy cập, tạo mới, cập nhật và kiểm tra thông tin chấm công cũ của nhân viên.
  • Tận dụng tính năng lịch sử để theo dõi sự thay đổi và quản lý các phiên bản trước đó của dữ liệu chấm công.

Tính toán và quản lý lương trở nên hiệu quả và dễ dàng hơn với các tính năng và module tích hợp trong Odoo HRM.

2.9. Đánh giá nhân viên

Đánh giá nhân viên là hoạt động mà hầu như doanh nghiệp nào cũng áp dụng, đặc biệt là dịp cuối năm. Điều này giúp các nhà Quản lý thống kê hiệu suất làm việc của đội ngũ nhân viên và đưa ra định hướng phát triển nguồn lực trong thời gian tới. Cùng Paracel tìm hiểu cách đánh giá hiệu quả nhé.

Với Odoo, bạn có thể phân tích tiểm năng làm việc của một nhân viên một cách dễ dàng. Odoo HRM hỗ trợ duy trì chu kỳ tạo động lực bằng cách thực hiện đánh giá định kỳ về quá trình làm việc của nhân viên. Điều này giúp doanh nghiệp tiếp cận nguồn nhân lực nhanh chóng và tạo thêm lợi thế trong quá trình quản lý và phát triển đội ngũ nhân viên.

Ưu điểm của tính năng quản lý lương của nhân viên

• Với Odoo HRM, người quản lý nhân viên trong doanh nghiệp có khả năng đánh giá nhân viên định kỳ, giúp phát triển và nâng cao khả năng chuyên môn của họ. Odoo HRM cung cấp một hệ thống thẩm định chính xác, đảm bảo rằng quá trình đánh giá diễn ra một cách minh bạch và công bằng.
• Odoo HRM cũng hỗ trợ việc thiết kế khảo sát đánh giá theo ý muốn của doanh nghiệp. Người dùng có thể sử dụng các mẫu có sẵn hoặc tự thiết kế khảo sát trong Odoo HRM, giúp định rõ các tiêu chí đánh giá và đáp ứng nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
• Tích hợp đầy đủ với phần mềm Odoo, Odoo HRM giúp tối ưu hóa quá trình quản lý nhân sự và đánh giá hiệu suất, tạo ra một hệ thống toàn diện và hiệu quả cho doanh nghiệp.

3. Những lợi ích của phần mềm quản lý nhân viên Odoo HRM

3.1. Đối với nhân viên

Ở trong môi trường Odoo HRM, mọi nhân viên trong doanh nghiệp đều có khả năng dễ dàng tra cứu các thông tin cá nhân như lương, thuế, bảo hiểm, và làm đơn xin nghỉ (phép, ốm, theo chế độ…). Họ cũng có thể theo dõi các thủ tục đi công tác và thanh quyết toán tạm ứng một cách tiện lợi.

Thông qua phân hệ quản lý nhân sự trong Odoo, nhân viên có khả năng nhanh chóng nắm bắt thông tin nội bộ và chính sách của doanh nghiệp. Điều này tạo ra sự tiện lợi và tranh thủ, giúp họ tự chủ hơn trong việc quản lý thông tin và giải quyết các vấn đề liên quan đến quyền lợi và nghỉ phép.

3.2. Đối với cán bộ nhân sự 

Giải pháp ERP cung cấp công cụ để thực hiện các công việc từ tuyển dụng, quản lý hồ sơ, quản lý hợp đồng lao động, lập kế hoạch đánh giá, đào tạo, đến thông báo chương trình phúc lợi. Đặc biệt, phân hệ quản lý nhân sự trên ERP giúp cán bộ nhân sự xây dựng khung năng lực cho từng vị trí, từ đó tăng cường hiệu quả cho công tác tuyển dụng và bổ nhiệm.

Công cụ này không chỉ giúp tổ chức theo dõi và quản lý nhân sự một cách hiệu quả mà còn hỗ trợ quá trình phát triển và duy trì năng lực làm việc của nhân viên. Tích hợp các chức năng đa dạng, phân hệ quản lý nhân sự trong ERP tạo ra một nền tảng mạnh mẽ để nâng cao quản lý và tương tác với đội ngũ nhân sự.

3.3. Đối với bộ phận cấp quản lý

Phân hệ quản lý nhân sự cung cấp những lợi ích quan trọng như:

• Thông tin Số lượng và Biến động Nhân sự:
  • Nhà quản lý có khả năng nhanh chóng biết được số lượng nhân sự và tình hình biến động tại từng bộ phận.
  • Cung cấp thông tin chi tiết, giúp quản lý đưa ra giải pháp ổn định và linh hoạt khi cần thiết.
• Quản lý Nhân viên làm việc tại nhà:
  • Hỗ trợ quản lý hiệu quả nhân viên làm việc tại nhà, giúp theo dõi và đánh giá công việc từ xa.
  • Tra cứu quá trình công tác, năng lực, và thành tích của nhân viên để hỗ trợ quy hoạch và bổ nhiệm.
• Gửi Lời Chúc và Động viên:
  • Dễ dàng gửi lời chúc như sinh nhật, cưới hỏi hoặc chia buồn để thể hiện sự quan tâm và động viên đến nhân viên.
  • Tăng cường mối quan hệ giữa nhà quản lý và nhân viên, tạo điều kiện làm việc tích cực hơn.

4. Tổng kết về Odoo HRM

Với Odoo HRM, mọi quy trình quản lý nhân viên của doanh nghiệp sẽ trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn. Odoo ERP đại diện cho một hệ thống tiên tiến nhất phù hợp với mọi loại hình kinh doanh. Bạn có thể triển khai toàn bộ Odoo ERP hoặc chọn lựa từng module độc lập để đáp ứng các nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.

Bài viết đã cung cấp cái nhìn tổng quan về phân hệ quản lý nhân viên trong Odoo HRM, nhấn mạnh những ưu điểm và tính năng quan trọng mà nó mang lại. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc hay muốn biết thêm thông tin chi tiết, hãy để lại thông tin để đội ngũ chuyên gia của Paracel có thể hỗ trợ và tư vấn cho bạn.