Quản lý kho và chuỗi cung ứng thông qua Odoo ERP

Quản lý tồn kho là một trong những hoạt động chủ yếu, thường xuyên và liên tục của mọi doanh nghiệp. Thông thường, việc điều phối các hoạt động chuyển phát, lưu trữ hàng hóa là một công việc phức tạp và đòi hỏi nhiều nỗ lực. Việc hiệu quả hóa quá trình điều phối hàng hóa trong kho giúp đảm bảo doanh nghiệp duy trì đủ lượng hàng hóa để đáp ứng nhu cầu kinh doanh, đồng thời tránh tình trạng lãng phí vốn, không gian lưu trữ và công việc quản lý bảo quản. Với Odoo, việc quản lý kho và chuỗi cung ứng trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Trong tài liệu này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách thực hiện một quy trình toàn diện từ khi nhận hàng đến khi giao hàng.

Tính năng quản lý kho của Odoo ERP được tích hợp một cách thông minh và đồng bộ dữ liệu với nhiều ứng dụng khác trong hệ thống Odoo ERP như Mua, Bán, Kế toán, Thương mại điện tử, Sản xuất và Sửa chữa…

Cách ghi sổ kép được áp dụng trong quản lý tồn kho

Ghi sổ kép: Phương pháp ghi sổ kép trong quản lý kho là một hệ thống quy tắc để ghi lại thông tin về số lượng hàng hóa trong quá trình quản lý tồn kho. Tương tự như trong lĩnh vực kế toán, phương pháp này yêu cầu mỗi giao dịch được ghi lại trên ít nhất hai tài khoản khác nhau, giúp theo dõi nguồn gốc của các giao dịch và số lượng hàng hóa.

Ứng dụng trong Odoo: Lavoisier, người sáng tạo phương pháp ghi sổ kép cho quản lý kho, đã nói: “Nothing lost, everything changed” (Không có gì bị mất, mọi thứ đều thay đổi). Để thực hiện phương pháp này trong quản lý kho, phần mềm cần hỗ trợ tổ chức kho và các vị trí trong kho. Đặc biệt, nó phải hỗ trợ nhiều loại vị trí:

• Physical Locations: Là các nhà kho có cấu trúc hệ thống phả hệ. Đây là cách tổ chức kho truyền thống.
• Partner Locations: Là kho của nhà cung cấp và khách hàng, được đối ứng với tài khoản kế toán. Quá trình tiếp nhận vật tư từ nhà cung cấp và chuyển đến kho vật lý được thể hiện thông qua dịch chuyển vật tư giữa các kho. Số lượng trong kho nhà cung cấp thường là số âm, trong khi đối với kho khách hàng thường là số dương.
• Virtual Locations: Là kho không có thật, được sử dụng để đối ứng số lượng trong quá trình sản xuất, mua sắm và cung ứng. Quá trình sản xuất được thể hiện bằng cách tiêu thụ vật tư và sản xuất thành phẩm. Các kho ảo được sử dụng để đối ứng số lượng giữa hai quá trình này.

Quy trình quản lý kho trong Odoo ERP

Các khái niệm và thuật ngữ phổ biến được áp dụng trong quản lý kho:

Nhà kho:

Là một thực thể tổng hợp gồm các thành phần sau đây, hình thành một hệ thống quản lý kho đầy đủ:

Các địa điểm lưu trữ:

• Địa điểm lưu trữ
• Địa điểm đầu vào
• Địa điểm đầu ra
• Các địa điểm ảo tham gia trong quá trình ghi sổ kép

Ngoài ra, kho còn bao gồm các quy tắc cung ứng như mua, sản xuất, và các quy tắc khác có liên quan đến hoạt động kho.

Các địa điểm kho :

1. Địa điểm Nội bộ: Là các địa điểm vật lý dành để lưu trữ hàng hoá. Có thể có cấu trúc phả hệ.
2. Địa điểm Đầu vào: Thường được sử dụng để tiếp nhận hàng hoá trước khi chúng được chuyển đến địa điểm Dự trữ trong quy trình luân chuyển hàng hoá trên các tuyến logistics.
3. Địa điểm Đầu ra: Được sử dụng để tiếp nhận hàng hoá từ địa điểm Dự trữ trước khi giao cho khách hàng trong quy trình vận chuyển hàng hoá trên các tuyến logistics.
4. Địa điểm Chỉ xem: Không dùng để lưu trữ hàng hoá. Thường được sử dụng để tổ chức các địa điểm nội bộ. Ví dụ, nếu tất cả các địa điểm Dự trữ, Đầu vào và Đầu ra thuộc cùng một địa điểm Chỉ xem, ta có thể xem số lượng tồn của tất cả chúng thông qua địa điểm Chỉ xem mà không cần phải cộng thủ công.
5. Địa điểm Nhà cung cấp: Sử dụng làm đối ứng khi nhập hàng từ nhà cung cấp về kho. Ví dụ: Nhà cung cấp -> Dự trữ.
6. Địa điểm Khách hàng: Sử dụng làm đối ứng khi giao hàng từ kho đến khách hàng. Ví dụ: Dự trữ -> Khách hàng.
7. Địa điểm Kiểm kê: Địa điểm ảo sử dụng làm đối ứng trong quá trình kiểm kho. Hàng mất sẽ tạo ra dịch chuyển “Dự trữ -> Kiểm kê”, còn hàng thừa sẽ tạo ra dịch chuyển “Kiểm kê -> Dự trữ”.
8. Địa điểm Sản xuất: Địa điểm ảo sử dụng làm đối ứng trong quá trình sản xuất.
9. Địa điểm Chuyển tiếp: Địa điểm ảo sử dụng làm đối ứng trong quá trình luân chuyển hàng hoá giữa các kho.

Quá trình chuyển kho:

Là quá trình ghi lại di chuyển của hàng hoá từ một địa điểm đến một địa điểm khác. Các thông tin cơ bản của một quá trình chuyển kho bao gồm:

1. Sản phẩm: Đây là hàng hoá đang được di chuyển.
2. Số lượng: Số lượng hàng hoá được di chuyển.
3. Địa điểm nguồn: Địa điểm mà hàng hoá được lấy ra. Sau khi chuyển kho, số lượng hàng hoá tại địa điểm này giảm đi ứng với số lượng đã chuyển.
4. Địa điểm đích: Địa điểm mà hàng hoá được chuyển đến. Sau khi chuyển kho, số lượng hàng hoá tại địa điểm này tăng lên ứng với số lượng đã chuyển.
5. Ngày chuyển kho: Ngày diễn ra quá trình chuyển kho.
6. Các thông tin bổ sung: Bao gồm tài liệu nguồn, tham chiếu, phiếu kho, và các thông tin khác.

Loại Giao nhận:

Là một phần tử được sử dụng để:

• Phân loại các biên bản kho theo các hành động chuyển hàng hóa: xuất kho, xuất bán, xuất nội bộ, nhập nội bộ, nhập từ nhà cung cấp, v.v.
• Cung cấp dữ liệu mặc định cho các biên bản kho:
• Quy tắc tạo Mã số biên bản
• Nguồn cung
• Đích cung
• Loại: Mua | Bán | Sản xuất
• Cho phép thiết lập số lô/serial để theo dõi nguồn gốc của hàng hoá

Xây dựng Bảng thông tin cho phân hệ Kho, trong đó mỗi hoạt động có thể cung cấp thông tin nhanh chóng về công việc cần thực hiện, công việc chưa hoàn thành, v.v., liên quan đến hành động giao nhận.

Chứng từ Kho:

Trong các phiên bản trước của Odoo, cũng như một số phần mềm khác trước phiên bản 8, các chứng từ kho thường được chia thành các loại riêng biệt như:

• Chứng từ Nhập kho
• Chứng từ Xuất kho
• Chứng từ Dịch chuyển nội bộ

Tuy nhiên, cách tiếp cận này đã bắt đầu có những hạn chế khi mà quản lý hàng hoá trở nên phức tạp hơn, với nhiều mô hình hoạt động khác nhau ngoài ba loại trên. Từ phiên bản Odoo 8 trở đi, các loại chứng từ trên đã được hợp nhất thành một và phân loại dựa trên Kiểu Giao nhận (hay còn gọi là Hoạt động Kho). Người dùng có khả năng tạo ra không giới hạn loại Giao nhận để phản ánh đa dạng của quá trình luân chuyển hàng hoá.

Mỗi chứng từ kho chứa các thông tin sau:

• Mã số: Định danh duy nhất trên toàn hệ thống
• Kiểu Giao nhận: Xác định hoạt động kho liên quan đến chứng từ này
• Các chi tiết dịch chuyển kho
• Dự thảo: Chứng từ ở trạng thái này chỉ là bản nháp và có thể được chỉnh sửa.
• Chờ hoạt động khác: Đã được xác nhận để thực hiện nhưng phải đợi một hoạt động trước đó trong chuỗi cung ứng. Ví dụ, trong quá trình chuyển kho giữa các kho “Kho 1 / Dự trữ -> Chuyển tiếp -> Kho 2 / Dự trữ”, chứng từ chuyển hàng từ Chuyển tiếp -> Kho 2 / Dự trữ sẽ có trạng thái “Chờ hoạt động khác” nếu chứng từ chuyển hàng từ Kho 1 / Dự trữ -> Chuyển tiếp chưa được thực hiện.
• Đang đợi: Chưa có hàng hoá khả dụng hoặc được dành riêng cho chứng từ này.
• Khả dụng: Hàng hoá đã sẵn sàng và đã được dành riêng cho chứng từ này.
• Hoàn thành: Hàng hoá đã được chuyển đi.
• Huỷ: Nếu không muốn thực hiện chuyển, có thể đưa chứng từ về trạng thái này thay vì xoá.

Chi phí nhập kho (Landed Cost):

Chi phí nhập kho (Landed Cost) là khả năng xác định các khoản phí có liên quan đến việc đưa hàng hoá vào kho và ảnh hưởng đến giá nhập kho. Giá nhập kho được tính bằng cách cộng thêm giá mua với các chi phí nhập kho.

Hệ thống cho phép phân bổ chi phí nhập kho vào một hoặc nhiều phiếu kho theo nhiều tiêu chí khác nhau:

• Phân bổ theo số lượng
• Phân bổ theo khối lượng
• Phân bổ theo thể tích
• Phân bổ theo giá nhập kho tính đến thời điểm phân bổ
• Phân bổ theo tỷ lệ cố định: Chi phí được chia đều cho các dịch chuyển của các phiếu kho cần phải phân bổ

Trong quá trình thực hiện phân bổ, Odoo sẽ tự động thực hiện các bước sau:

• Tạo bút toán kế toán để ghi nhận quyết toán chi phí
• Điều chỉnh giá nhập kho của hàng hoá theo tiêu chí phân bổ được chọn.

Báo cáo:

1. Tồn kho (số lượng, không bao gồm giá trị)
   • Tồn kho hiện tại: Số lượng tồn kho tính đến thời điểm xem báo cáo.
   • Tồn kho tại ngày: Số lượng tồn kho tính đến thời điểm được chọn.
2. Định giá tồn kho (bao gồm cả số lượng và giá trị)
   • Hiện tại: Tính đến thời điểm xem báo cáo.
   • Tại ngày: Tính đến thời điểm được chọn.

Truy vết:

• Cung cấp dữ liệu chi tiết về các dịch chuyển của toàn bộ hàng hoá trong hệ thống.
• Hỗ trợ bộ lọc và nhóm để dễ dàng truy xuất thông tin cần thiết.

Một số khái niệm khác:

1. Lots (Lô): Lots là nhóm sản phẩm xác định bằng mã vạch hoặc số sê-ri duy nhất. Tất cả các mặt hàng trong một lot đều thuộc về cùng một sản phẩm. Ví dụ: một lot có thể bao gồm 24 chai. Thông thường, các lot đến từ các đơn đặt hàng sản xuất hoặc mua sắm.
2. Serial Number (Số sê-ri): Số sê-ri là một số nhận dạng duy nhất của một sản phẩm cụ thể.
3. Tuyến đường (Tuyến cung ứng): Tuyến đường xác định đường dẫn mà sản phẩm phải tuân theo, có thể áp dụng hoặc không tùy thuộc vào sản phẩm, dòng hàng, hoặc kho hàng.
4. Quy tắc đẩy: Quy tắc đẩy kích hoạt khi sản phẩm đến một vị trí cụ thể, tự động di chuyển sản phẩm đến vị trí mới.
5. Quy tắc mua sắm hoặc kéo: Quy tắc mua sắm mô tả cách mua sắm trên các vị trí cụ thể, ví dụ: sản phẩm nên đến từ đâu (vị trí nguồn) và liệu mua sắm có phải theo đơn đặt hàng hay là tồn kho.
6. Dịch chuyển kho: Dịch chuyển kho đại diện cho việc vận chuyển hàng hóa và vật liệu giữa các địa điểm.
7. Số lượng on-hand: Số lượng của một sản phẩm cụ thể hiện đang ở trong một kho hoặc địa điểm.
8. Số lượng dự báo: Số lượng sản phẩm có thể bán cho một kho hoặc địa điểm cụ thể, được xác định bằng công thức Số lượng on-hand – số lượng trên các đơn hàng bán đã xác nhận + số lượng trên các đơn hàng mua đã xác nhận + số lượng trên các lệnh sản xuất đã được xác nhận lập kế hoạch.
9. Cross-Dock: Cross-docking loại bỏ chức năng lưu trữ trung gian, cho phép vận chuyển hàng trực tiếp từ trailer này đến trailer khác, giảm thời gian lưu trữ trung gian.
10. Drop-Shipping: Drop-shipping chuyển sản phẩm trực tiếp từ nhà cung cấp đến khách hàng mà không thông qua kho lưu trữ.
11. Chiến lược loại bỏ: Chiến lược sử dụng để chọn sản phẩm cho một hoạt động cụ thể, ví dụ: FIFO, LIFO, FEFO.
12. Chiến lược Putaway: Chiến lược để quyết định vị trí nơi một sản phẩm cụ thể nên được đặt khi đến một địa điểm nào đó.
13. Phế liệu: Sản phẩm bị hỏng hoặc lỗi thời, cần loại bỏ khỏi kho.

Nhờ khả năng tích hợp linh hoạt với các ứng dụng khác của Odoo , như quản lý nhân sự, bán lẻ, và đặc biệt là quản lý kho, giúp Paracel trở thành sự lựa chọn hàng đầu cho doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp quản lý sản xuất chuyên nghiệp và hiệu quả. Với sự hỗ trợ của Paracel, doanh nghiệp của bạn có thể sử dụng toàn bộ các module quản lý của Odoo chỉ với mức giá 1000$.