Hệ thống quản trị doanh nghiệp (ERP) là gì? Ý nghĩa và vai trò của ERP trong việc quản lý doanh nghiệp

Hệ thống ERP đã trở nên quen thuộc với nhiều doanh nghiệp trên toàn cầu kể từ những năm 90 của thế kỷ trước. Một số doanh nghiệp hàng đầu tại Việt Nam, như Vinamilk, đã tiên phong áp dụng ERP từ những năm 2007. Tuy nhiên, đối với nhiều doanh nghiệp khác tại Việt Nam, hệ thống quản lý ERP vẫn là một khái niệm xa lạ. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng Paracel khám phá hệ thống ERP và những ưu điểm nổi bật mà nó mang lại cho doanh nghiệp.

Hệ thống ERP là gì?

Hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) là một hệ thống tích hợp các phòng ban và quy trình kinh doanh của doanh nghiệp vào một nền tảng duy nhất. Nó bao gồm nhiều khía cạnh quản lý và vận hành doanh nghiệp như kế toán, tài chính, nhân sự, quản lý chuỗi cung ứng, sản xuất, và các tính năng khác, tùy thuộc vào nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.

Để giải thích cách hoạt động của ERP một cách đơn giản, chúng ta có thể xem hình minh hoạ dưới đây:

Trước khi sử dụng hệ thống này, mỗi phòng ban và bộ phận trong doanh nghiệp hoạt động độc lập với các quy trình khác nhau. Dữ liệu không được chia sẻ chung, dẫn đến sự phân tán và khó khăn khi di chuyển thông tin giữa các phòng ban. Mỗi phòng ban và quy trình hoạt động như các “hòn đảo” riêng biệt.

Ngược lại, hệ thống quản lý doanh nghiệp ERP giúp thống nhất thông tin và dữ liệu từ các quy trình và phòng ban khác nhau. Điều này giúp quản trị và doanh nghiệp theo dõi dòng chảy thông tin một cách thông suốt giữa các phòng ban. Tất cả các quy trình trong doanh nghiệp được liên kết với nhau từ đầu đến cuối.

Tên gọi của ERP phản ánh ba đối tượng chính:

• E – Doanh nghiệp (Enterprise): Doanh nghiệp là trung tâm của hệ thống ERP, được xây dựng để đáp ứng nhu cầu và nâng cao khả năng cạnh tranh.
• R – Tài nguyên (Resources): ERP giúp tập hợp và quản lý hiệu quả các nguồn lực như nhân sự, tài chính, công nghệ, và tài liệu.
• P – Hoạch định (Planning): ERP hỗ trợ doanh nghiệp lên kế hoạch sử dụng nguồn lực một cách hiệu quả và thu thập dữ liệu theo thời gian thực để đưa ra dự đoán chính xác trong quá trình vận hành.

Vai trò của ERP trong doanh nghiệp

Vai trò của hệ thống quản lý doanh nghiệp (ERP) trong môi trường kinh doanh có thể được diễn đạt bằng cách nhấn mạnh vào khả năng liên kết và hợp nhất tất cả các quy trình và bộ phận của doanh nghiệp trên một nền tảng thống nhất. Những lợi ích vượt trội mà ERP mang lại cho doanh nghiệp bao gồm:

1. Thúc đẩy hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp: Hệ thống quản lý ERP cung cấp thông tin cập nhật theo thời gian thực và khả năng dự báo, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa các quy trình kinh doanh. Nó giúp xác định những điểm “nghẽn” và kém hiệu suất, từ đó nâng cao hiệu suất toàn diện.
2. Tăng tốc quyết định và hành động: Bằng cách liên kết các quy trình và dữ liệu, ERP tạo ra một tầm nhìn tổng thể về các hoạt động kinh doanh. Điều này giúp nhân sự và quản lý đưa ra quyết định và hành động một cách dễ dàng và nhanh chóng dựa trên thông tin chính xác.
3. Đảm bảo tính linh hoạt của doanh nghiệp: Hệ thống quản lý doanh nghiệp ERP được thiết kế để linh hoạt và có khả năng thích ứng với sự phát triển liên tục. Điều này giúp doanh nghiệp chuẩn bị và đối mặt mạnh mẽ với bất kỳ biến động hay thay đổi nào trong môi trường kinh doanh.

Các modules tích hợp trong hệ thống quản lý ERP:

Hệ thống quản lý doanh nghiệp ERP được thiết kế với nhiều modules, mỗi module được xây dựng linh hoạt theo yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Dưới đây là một số modules chính không thể thiếu trong hệ thống ERP doanh nghiệp:

1. Module Kế toán, Tài chính:
   • Cung cấp tính năng tổng hợp, theo dõi và phân tích các yếu tố tài chính.
   • Quản lý thuế, tài sản cố định và đối chiếu đa tiền tệ.
2. Module Quản lý Nhân sự:
   • Tối ưu hóa các công việc như tuyển dụng, quản lý nhân viên, đánh giá hiệu suất làm việc và tính lương.
   • Tập trung và quản lý hồ sơ nhân viên, thông tin lương, giờ làm việc, nghỉ phép, và các phúc lợi.
3. Module Báo cáo Quản trị:
   • Cung cấp báo cáo tổng quan về hoạt động của doanh nghiệp để hỗ trợ quyết định nhanh và chính xác.
4. Module Quản lý Tồn kho:
   • Theo dõi số lượng hàng tồn kho.
   • Lập kế hoạch và kiểm soát tồn kho.
   • Tự động hóa các quy trình quản lý tồn kho.
5. Module Quản lý Công việc và Dự án:
   • Theo dõi tiến độ công việc và phân bổ nguồn lực.
   • Tự động hóa quy trình quản lý công việc và dự án.
6. Module Quản lý Bán hàng:
   • Quản lý toàn diện bộ phận bán hàng từ kênh bán hàng, nhân viên bán hàng đến đơn hàng và báo giá.
7. Module Quản lý Sản xuất và Logistics:
   • Lập kế hoạch sản xuất và quản lý nhu cầu sản xuất.
   • Quản lý đối tác logistics và theo dõi quá trình phân phối và giao hàng.

Khi nào doanh nghiệp cần áp dụng hệ thống ERP?

Mỗi doanh nghiệp đều đặc thù với đặc điểm và yêu cầu riêng biệt trong quá trình quản lý. Trong quá trình vận hành, doanh nghiệp thường phải đối mặt với nhiều thách thức và khó khăn khác nhau. Nếu doanh nghiệp gặp phải một số tình huống sau đây, đây là thời điểm lý tưởng để triển khai hệ thống ERP:

1. Hệ thống quản lý hiện tại cản trở sự phát triển: Một số doanh nghiệp vẫn sử dụng các hệ thống phần mềm như Excel hoặc các ứng dụng riêng lẻ. Đánh giá tính linh hoạt và khả năng mở rộng của hệ thống hiện tại là quan trọng. Nếu hệ thống cũ giới hạn khả năng mở rộng và phát triển quy mô doanh nghiệp, việc triển khai một hệ thống ERP linh hoạt hơn là cần thiết để thúc đẩy sự phát triển và cạnh tranh trên thị trường đang thay đổi liên tục.
2. Hệ thống phân tán và không tương thích: Doanh nghiệp sử dụng nhiều ứng dụng riêng biệt mà không liên kết với nhau thường gặp vấn đề về tính tương thích. Việc quản lý thông tin giữa các hệ thống rời rạc như kế toán, nhân sự, và quản lý tồn kho trở nên khó khăn. Đối mặt với tình trạng này, doanh nghiệp cần hệ thống ERP để tạo ra sự liên kết và đồng bộ hóa thông tin, giảm thiểu công việc thủ công và tăng tính hiệu quả.
3. Không đáp ứng mong đợi của khách hàng: Nếu hệ thống hiện tại không thể đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng, đó là một lý do quan trọng để triển khai hệ thống ERP. Đối mặt với yêu cầu của khách hàng về trải nghiệm liền mạch qua nhiều kênh, hệ thống ERP cung cấp một nền tảng duy nhất để quản lý tất cả các kênh bán hàng của doanh nghiệp, đồng bộ hóa trải nghiệm khách hàng và tối ưu hóa tương tác.

Các tiêu chí lựa chọn hệ thống ERP phù hợp

Lựa chọn hệ thống quản lý doanh nghiệp ERP là quyết định quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, và có một số tiêu chí quan trọng mà doanh nghiệp cần xem xét khi thực hiện quá trình này:

1. Độ uy tín và năng lực của đơn vị triển khai ERP:

• Đánh giá kinh nghiệm triển khai và trình độ chuyên môn của đội ngũ.
• Xem xét mức độ thành công trong triển khai ERP cho các doanh nghiệp khác.

2. Đánh giá từ các khách hàng đã sử dụng:

• Rút ra nhận xét về chất lượng dịch vụ tư vấn triển khai ERP từ đánh giá của khách hàng.
• Tham khảo ý kiến từ các doanh nghiệp trong ngành nghề và quy mô tương tự.

3. Bộ tính năng phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp:

• Xác định những tính năng quan trọng cần thiết cho quy trình kinh doanh và chọn giải pháp phù hợp.
• Doanh nghiệp đặc thù cần chú ý đến tính năng đặc biệt phù hợp với ngành nghề của mình.

4. Khả năng tùy biến và tích hợp:

• Đảm bảo hệ thống ERP có khả năng tùy biến để điều chỉnh cho các yêu cầu cụ thể.
• Kiểm tra khả năng tích hợp với các hệ thống khác như CRM, kế toán, để đảm bảo sự liên kết mượt mà.

5. Phù hợp với thông lệ và luật pháp Việt Nam:

• Hệ thống cần tuân thủ các quy định và luật pháp Việt Nam, đặc biệt là trong lĩnh vực kế toán.
• Đối với doanh nghiệp quốc tế, hệ thống cần hỗ trợ nguyên lý và chuẩn mực kế toán đa quốc gia.

6. Mức giá và chính sách giá phù hợp:

• Đặt một ngân sách cố định trước khi lựa chọn hệ thống ERP.
• Xem xét chính sách giá như mua trọn gói, thanh toán theo tháng, theo số lượng người dùng để lựa chọn phù hợp.

Paracel – Nhà cung cấp giải pháp quản trị doanh nghiệp ERP toàn diện:

Hệ thống ERP Odoo của Paracel là sự lựa chọn tin cậy của nhiều doanh nghiệp, giúp nhà quản trị, đặc biệt là các công ty vừa và nhỏ, kiểm soát mọi nguồn lực của doanh nghiệp một cách hiệu quả nhất.

Với khả năng kết nối qua Internet, doanh nghiệp có thể hợp nhất tất cả dữ liệu và quy trình làm việc của mọi phòng ban trên một nền tảng duy nhất. Điều này giúp giải quyết vấn đề chi phí sở hữu phần mềm, đầu tư công nghệ thông tin và tối ưu hóa lợi ích.

Paracel , với phương châm “lấy khách hàng làm trung tâm”, sẽ tích hợp toàn bộ tính năng để đáp ứng nhu cầu chuyển đổi số mạnh mẽ trong doanh nghiệp. Thay vì sử dụng nhiều phần mềm riêng lẻ và giải pháp công nghệ cũ, Paracel hướng đến một hệ thống Odoo ERP đầy đủ tính năng và tích hợp, tạo nên một hệ sinh thái thống nhất cho mọi hoạt động sản xuất kinh doanh chỉ với mức chi phí 1000$.

Điều đặc biệt, các tính năng trên phần mềm ERP có thể được bản địa hóa cho doanh nghiệp Việt Nam và các quốc gia khác, đảm bảo phục vụ tốt nhất cho các doanh nghiệp Việt và quốc tế.

Ngoài ra, Odoo ERP do Paracel cung cấp mang lại một loạt ưu điểm và lợi ích nổi bật cho doanh nghiệp như sau:

1. Tự động hóa Công Việc và Quy Trình:
   • Các nghiệp vụ lặp lại trong doanh nghiệp được tự động hóa, giảm đối lượng công việc thủ công.
   • Hệ thống xử lý tự động nghiệp vụ phức tạp với độ chính xác cao, giúp nhân viên nhập liệu, kiểm tra và đối chiếu dữ liệu một cách thuận tiện.
2. Quy Trình Làm Việc Hiện Đại và Hiệu Quả:
   • Các nghiệp vụ quản lý như Kế toán, Mua hàng, Quản lý bán hàng, Quản lý kho vận được tích hợp một cách thông nhất trong hệ thống.
   • Tạo ra quy trình làm việc hiện đại, giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn.
3. Phối Hợp Mạnh Mẽ giữa các Bộ Phận:
   • Các bộ phận và phòng ban hoạt động một cách hài hòa khi thực hiện các nhiệm vụ và chức năng.
   • Nhà quản lý có thể dễ dàng kiểm soát thông qua quy trình làm việc thống nhất, hiệu quả và lập kế hoạch chiến lược kinh doanh.
4. Lưu Trữ và Quản Lý Dữ Liệu Tập Trung:
   • Dữ liệu của doanh nghiệp được lưu giữ và quản lý tập trung trên một nền tảng duy nhất.
   • Nhà quản trị có thể theo dõi và quản lý hoạt động của doanh nghiệp qua nhiều thiết bị như máy tính và điện thoại di động.
5. Sự Thống Nhất và Đồng Bộ Dữ Liệu:
   • Hệ thống ERP giúp tạo ra sự thống nhất và đồng bộ hóa dữ liệu giữa các bộ phận.
   • Dữ liệu giữa các phòng ban được liên kết, chia sẻ và cập nhật dễ dàng, tạo điều kiện thuận lợi cho làm việc nhóm và trao đổi thông tin trong doanh nghiệp.