Các thuật ngữ và khái niệm sử dụng trong hệ thống Odoo CRM

Odoo CRM là một ứng dụng độc lập, nhưng được kết nối và tích hợp tương thích với các ứng dụng khác trong hệ sinh thái Odoo, như Bán hàng, Mua hàng, Quản lý Kho, Kế toán, Nhân sự,… mang lại khả năng quản lý toàn diện cho các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Để có cái nhìn chi tiết về Odoo CRM, trước hết, chúng ta cần nắm vững các thuật ngữ được áp dụng trong hệ thống này. Việc hiểu và ghi nhớ những thuật ngữ này sẽ giúp người sử dụng thực hiện các thao tác một cách dễ dàng và chính xác hơn.

Các khái niệm chính bao gồm:

Quản lý Quan hệ Khách hàng (CRM – Customer Relationship Management):

CRM là một hệ thống quản lý hỗ trợ doanh nghiệp tương tác với khách hàng không chỉ trong thời điểm hiện tại mà còn trong tương lai. CRM liên quan chặt chẽ đến các hoạt động bán hàng, tiếp thị, cũng như quản lý chăm sóc khách hàng trước, trong và sau quá trình bán hàng.

Quan hệ Trước khi Bán (Pre-sales):

Thuật ngữ “Pre-sales” đơn giản là một chuỗi hoạt động nhằm mục đích mời gọi khách hàng trước khi họ đưa ra quyết định về việc mua sản phẩm công nghệ của bạn. Quy trình này có thể kéo dài từ giai đoạn chào bán cho đến khi sản phẩm được chuyển giao đến tay khách hàng. Điểm đặc biệt trong quan hệ trước bán là khi khách hàng đồng ý mua sản phẩm, họ sẽ được hưởng một khoản chiết khấu đáng kể, được tính dựa trên phần trăm cao của giá trị sản phẩm đó.

Quan Hệ Trong Quá Trình Bán (Engagement):

Sau khi đã nhận thông tin liên hệ, người bán cần một hệ thống hỗ trợ để quản lý tình trạng của khách hàng và theo dõi các cuộc hẹn.

Odoo CRM sử dụng một hệ thống pipeline được trình bày trên bảng Kanban (tương tự như Salesforce). Điều này giúp nhân viên bán hàng có khả năng kéo và thả để cập nhật tình trạng của khách hàng, và có thể sử dụng trên thiết bị di động. Hệ thống còn cung cấp lịch trình để đặt cuộc hẹn với khách hàng, kết nối trực tiếp với Google Calendar để nhắc nhở lịch trên điện thoại.

Quan Hệ Sau Quá Trình Bán (After-sales):

Khi khách hàng chấp nhận ký hợp đồng, chúng ta chuyển sang giai đoạn triển khai tiếp theo. Đặc biệt quan trọng là quản lý hiệu quả các bước như vận chuyển (đối với sản phẩm vật lý), triển khai (đối với sản phẩm dịch vụ), và quản lý thanh toán.

Chu kỳ Bán Hàng (Sales cycle):

Quy trình biến đổi từ việc có khách hàng tiềm năng thành việc có khách hàng chính thức.

Luồng Bán Hàng (Pipeline):

Hệ thống quản lý quy trình bán hàng giúp người dùng theo dõi mọi giai đoạn quan trọng trong quá trình chăm sóc khách hàng từ khi bắt đầu, đến việc đưa ra báo giá, và cuối cùng là việc hoàn tất đơn hàng. Người dùng có khả năng thay đổi trạng thái chăm sóc chỉ bằng một thao tác kéo và thả.

Các Bước Bán Hàng (Sales Stage):

Trong hệ thống quản lý khách hàng Odoo – CRM, các bước bán hàng chính xác hóa vị trí của cơ hội trong quy trình bán hàng và xác định xác suất thành công của việc chốt bán.

Khách Hàng Tiềm Năng (Lead):

Trong lĩnh vực tiếp thị, thuật ngữ “Lead” mô tả những cá nhân đã có kiến thức cơ bản về công ty và có nhu cầu về sản phẩm, thậm chí khi trước đó họ không biết gì về công ty cung cấp sản phẩm.

Cơ Hội Kinh Doanh (Opportunity):

Cơ Hội Kinh Doanh là một lead có sự quan tâm đặc biệt đối với sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp và đã được giao cho một nhân viên chăm sóc cụ thể. Thuật ngữ “Cơ Hội” được sử dụng vì trong lĩnh vực kinh doanh, luôn quan tâm đến những cơ hội không được nắm bắt, và điều này được thể hiện qua khái niệm về Chi Phí Cơ Hội.

Chi Phí Cơ Hội là số thu nhập mà chúng ta mất đi khi không chọn một cơ hội đầu tư khác. Đây là một khái niệm quan trọng trong lý thuyết quyết định, thường xuyên và rộng rãi áp dụng trong lĩnh vực kinh tế hàng ngày. Chi phí cơ hội xuất phát từ sự khan hiếm của nguồn lực, đặt ra bởi sự buộc phải lựa chọn. Mỗi lựa chọn đều đòi hỏi sự đánh đổi, có nghĩa là để thu được một lợi ích, chúng ta phải từ bỏ một chi phí cụ thể. Vì vậy, chi phí cơ hội của một lựa chọn là giá trị của lựa chọn tốt nhất bị bỏ qua, là những lợi ích mà chúng ta mất khi chọn lựa mà không chọn cơ hội khác. Điều này đồng nghĩa với việc cơ hội khác có thể mang lại lợi ích tốt hơn so với lựa chọn hiện tại.

Information Qualified Lead (IQL):

Những lead này đang ở giai đoạn đầu của chu trình, chưa có thông tin nhiều về doanh nghiệp của bạn. Ở giai đoạn này, doanh nghiệp cần cung cấp hoặc nỗ lực tìm kiếm thông tin hữu ích về vấn đề liên quan đến sản phẩm hoặc dịch vụ mà họ quan tâm, đồng thời thu thập thông tin cá nhân như tên, địa chỉ email, địa điểm từ họ.

Đối tượng khách hàng này còn được biết đến với tên gọi “cold lead”.

Marketing Qualified Lead (MQL):

Các lead này đã tiến xa hơn trong chu trình của người mua, thường xuyên thể hiện sự quan tâm đặc biệt đối với sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp. Họ kỳ vọng rằng doanh nghiệp có thể giải quyết được vấn đề mà họ đang phải đối mặt.

Sales Qualified Lead (SQL):

Các qualified lead trong chiến lược tiếp thị này đang ở giai đoạn cuối cùng của quá trình chuyển đổi. Chúng đã sẵn sàng để thực hiện giao dịch mua sản phẩm từ bạn.

Khách Hàng Tiềm Năng (Prospect):

Sự khác biệt giữa Lead và Prospect là gì? Dù hai từ ‘lead’ và ‘prospect’ thường được sử dụng thay thế cho nhau, nhưng thực tế, chúng mang ý nghĩa khác nhau:

• Lead cung cấp thông tin liên hệ và tự nguyện thể hiện sự quan tâm đối với một sản phẩm hoặc dịch vụ.
• Trong khi đó, Prospect tương ứng với một mô hình khách hàng tiềm năng, nhưng có thể họ không có nhu cầu tìm hiểu thêm về sản phẩm.

Người Mua (Customer):

Trong cơ sở dữ liệu quản trị doanh nghiệp Odoo, người mua có thể là một lead, cơ hội, khách hàng hoặc một doanh nghiệp. Nói chung, người mua là một thực thể có thông tin liên lạc trong cơ sở dữ liệu của hệ thống quản lý.

Chỉ Số Thực Hiện (Key Performance Indicator – KPI):

Trong hệ thống Odoo, KPI là một giá trị đo lường hiệu suất của một bộ phận hoặc toàn bộ doanh nghiệp. Các tổ chức sử dụng KPI để đánh giá quá trình thực hiện các mục tiêu kinh doanh.

Xếp Hạng Lead (Lead Scoring):

Trong hệ thống quản lý doanh nghiệp Odoo – CRM, có khả năng gán điểm cho các khách hàng tiềm năng dựa trên hoạt động web của họ và thông tin cá nhân, nhằm xác định mức độ xác suất mua của họ.

Chế Độ Xem Bảng Kanban (Kanban View)

Trong Odoo, chế độ xem Kanban cung cấp cho người dùng một giao diện trực quan để giám sát các quy trình làm việc. Người dùng có khả năng điều chỉnh giao diện Kanban theo ý muốn cá nhân, và có thể lưu lại cấu hình chế độ xem Kanban ưa thích để sử dụng trong những lần tiếp theo.

Chế Độ Xem Danh Sách (List View):

Chế độ xem danh sách giúp người dùng quan sát các đối tượng (địa chỉ liên hệ, công ty, nhiệm vụ, …) được sắp xếp từ trên xuống dưới, giống như việc xem danh bạ điện thoại.

Tạo Lead (Lead Generation)

Là quá trình mà một doanh nghiệp thu thập thông tin về khách hàng tiềm năng với mục tiêu xây dựng mối quan hệ và hướng dẫn khách hàng qua các giai đoạn trong chu kỳ bán hàng.

Chiến Lược Truyền Thông (Campaign):

Chiến lược truyền thông là một bộ hành động được thực hiện bởi doanh nghiệp qua nhiều kênh khác nhau để truyền đạt thông điệp đến đối tượng mục tiêu, nhằm giúp họ hiểu rõ hơn về thương hiệu, tạo nhu cầu mua hàng, và trở thành các lead. Trong Odoo CRM, thông tin từ các kênh chiến lược truyền thông có thể liên kết ngay lập tức với hệ thống. Điều này giúp Odoo được xem là một giải pháp toàn diện, với các phần mềm liên kết và tự động hóa các nhiệm vụ, từ khi khách hàng kích hoạt đến khi dữ liệu tiếp cận đạt đến điểm cuối của quy trình (end-to-end).

Hiểu rõ về các thuật ngữ trong lĩnh vực CRM trên Odoo CRM là quan trọng để tận dụng những ưu điểm vượt trội của hệ thống, giúp doanh nghiệp tiến xa hơn trong việc tự động hóa các quy trình bán hàng.