기업이 ERP 시스템을 변경해야 하는 시점은?

기업은 점점 커지는데 운영 방식은 예전 그대로라면 어떤 일이 벌어질까요?

기업 규모가 커짐에 따라 부서, 거래 및 데이터의 양도 함께 증가합니다. 초기 단계에 적합했던 ERP 시스템은 기업이 성장함에 따라 점차 병목 현상의 원인이 될 수 있습니다.

그러나 기업이 ERP 시스템을 변경해야 하는 이유는 대개 심각한 문제 하나에서 비롯되지 않습니다. 반복되는 사소한 불편함일 수 있습니다. 반복적인 데이터 입력, 엑셀을 통한 데이터 대조, 수동으로 취합해야 하는 보고서, 혹은 하나의 프로세스를 완료하기 위해 여러 소프트웨어를 사용해야 하는 상황 등이 이에 해당합니다.

개별 문제들은 기업이 시스템을 바꿀 만큼 크지 않을 수 있습니다. 하지만 시간이 지나면서 누적되면 이러한 "보이지 않는 비용"은 운영 활동에 상당한 걸림돌이 될 수 있습니다.

기업이 ERP 시스템을 재검토해야 한다는 6가지 신호

오래된 ERP 시스템을 사용한다고 해서 무조건 교체해야 하는 것은 아닙니다. 중요한 것은 현재 시스템이 실제 운영 요구사항을 여전히 충족하고 있는지 평가하는 것입니다.

다음은 ERP와 기업 간의 간극이 점점 더 벌어지고 있음을 보여주는 일반적인 신호들입니다.

6 dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp nên xem lại hệ thống ERP

1. ERP 시스템의 일부 기능만 활용되고 있음

가장 쉽게 알아볼 수 있는 신호 중 하나는 기업이 ERP 플랫폼에 투자하고도 일부 기능만 사용하는 경우입니다.

예를 들어 기업은 주로 재고 관리에만 ERP를 사용하고, 영업, 회계, 구매, 생산 또는 보고서는 여전히 엑셀이나 개별 애플리케이션을 통해 처리합니다.

이로 인해 기업은 종합 관리 솔루션으로 광고된 플랫폼의 비용을 지불하면서도 여러 도구를 동시에 유지해야 하는 상황에 직면합니다.

문제는 반드시 ERP에 너무 많은 기능이 있다는 데 있는 것이 아니라, 시스템과 실제 운영 프로세스 간의 적합도 수준에 있을 수 있습니다.

2. 여러 시스템 간에 데이터가 분절됨

각 부서가 서로 다른 도구를 사용할 때, 데이터는 쉽게 분산되기 마련입니다.

영업 부서에는 자체 주문 데이터가 있고, 창고에는 별도의 관리 파일이 있으며, 회계 부서는 대조를 위해 별도의 소프트웨어를 사용합니다. 종합 보고서를 작성해야 할 때 직원은 여러 소스에서 데이터를 수집하고 검증해야 합니다.

규모가 클수록, 데이터 양이 많을수록 오류가 발생할 위험은 더욱 커집니다.

효과적인 ERP 시스템은 데이터를 저장하는 임무뿐만 아니라 부서 간 통일된 데이터 흐름을 생성하여 기업이 수동 데이터 입력 및 대조에 대한 의존도를 줄이도록 돕는 역할도 해야 합니다.

3. 구형 시스템과 다른 도구 간의 연동이 어려움

현대 기업이 단 하나의 소프트웨어만 사용하는 경우는 드뭅니다. ERP는 웹사이트, 전자상거래, POS, 은행, CRM, 물류 소프트웨어 또는 AI 플랫폼과 연동되어야 할 수 있습니다.

기존 ERP 시스템이 폐쇄적인 아키텍처를 가지고 있고 통합 기능이 제한적인 경우, 새로운 연결 요구사항마다 복잡한 프로젝트가 될 수 있습니다.

데이터가 API를 통해 자동으로 순환되는 대신, 직원이 파일을 내보내고 데이터를 다시 입력하거나 시스템을 연결하기 위해 중간 솔루션을 구축해야 합니다.

이 경우 비용은 통합 개발에만 국한되지 않고 향후 운영 및 유지보수 시간에도 발생합니다.

4. 지속적으로 증가하는 시스템 유지보수 비용

수년간 사용해온 시스템은 일반적으로 라이선스, 유지보수, 지원 및 맞춤형 개발 비용을 수반합니다.

더 중요한 점은, 구형 기술에 대해 깊이 이해할 수 있는 인력이 점점 더 부족해질 수 있다는 것입니다.

기업은 더 이상 상응하는 가치를 창출하지 못하는 시스템을 유지하기 위해 더 많은 비용을 지출해야 하는 상황에 처할 수 있습니다.

이때 다음과 같은 질문을 던져봐야 합니다: 현재 시스템을 계속 유지하는 비용이 새로운 플랫폼으로 전환하는 것과 비교하여 여전히 합리적인가?

5. 과도한 커스터마이징으로 인한 업그레이드 곤란

기업의 특성에 맞게 ERP를 커스터마이징하는 것은 나쁜 것이 아닙니다. 반대로, 커스터마이징은 시스템을 실제 프로세스에 더욱 적합하게 만들 수 있습니다.

문제가 발생하는 시점은 시간에 따라 커스터마이징이 너무 많이 누적되고 더 이상 통제되지 않을 때입니다.

업그레이드할 때마다 호환성, 테스트 및 데이터와 관련된 일련의 문제가 발생할 수 있습니다. 기업은 시스템 업그레이드와 현재 운영 중인 업무에 미칠 위험 사이에서 저울질해야 합니다.

ERP 시스템이 변경하기 너무 어려운 "거대한 시스템"이 된 경우, 땜질식 처방 비용이 그것이 제공하는 가치보다 점점 더 커질 수 있습니다.

6. 구식화된 사용자 경험

ERP는 관리자뿐만 아니라 영업사원, 회계사, 물류, 생산 및 기타 여러 부서의 직원들이 매일 사용하는 시스템입니다.

인터페이스가 사용하기 어렵고, 조작이 복잡하거나 모바일 기기에서 작업하는 기능이 부족한 경우 사용자 생산성이 크게 저하될 수 있습니다.

이는 젊은 노동력을 보유한 기업이나 영업, 물류, 현장 서비스와 같이 사무실 외부에서 자주 근무하는 직무에서 특히 두드러집니다.

좋은 ERP 시스템은 관리 요구사항을 충족할 뿐만 아니라 직원이 실제로 사용하고 싶어할 만큼 충분히 편리해야 합니다.

가장 큰 문제: 기업이 비효율성에 익숙해져 있다는 점

주목할 점은 많은 기업들이 자신들이 문제를 겪고 있다는 사실조차 깨닫지 못한다는 것입니다.

• 직원이 매일 30분을 엑셀 대조에 쓴다면, 이는 대수롭지 않은 일로 여겨질 수 있습니다.
• 여러 사람이 여러 소프트웨어의 데이터를 취합해 보고서를 만들어야 할 때, 기업은 이를 익숙한 프로세스로 여길 수 있습니다.
• 직원이 여러 곳에 동일한 정보를 반복해서 입력해야 할 때, 그들은 이를 그저 업무의 일부로 여길 수 있습니다.

그러나 기업이 성장함에 따라 이러한 사소한 작업들은 거래량, 직원 수, 부서 수에 비례하여 늘어납니다. 운영 비용은 증가하지만 재무제표에 직접적으로 항상 나타나는 것은 아닙니다.

그렇기 때문에 ERP 시스템 평가는 문제가 발생했을 때만 시작하는 것이 아니라 정기적으로 수행되어야 합니다.

문제가 발생하자마자 ERP 시스템을 변경해야 할까요?

ERP 변경은 시간, 자원, 예산이 소요되는 큰 결정입니다. 기업은 단지 현재 시스템이 오래되었거나 몇 가지 한계가 나타났다고 해서 전환을 서두르면 안 됩니다.

먼저, 기업은 다음 사항을 파악해야 합니다.

• 현재의 문제는 시스템에서 비롯된 것인가요, 아니면 운영 프로세스에서 비롯된 것인가요?
• 기존 기능들이 충분히 활용되고 있습니까?
• 전체 교체 대신 시스템 설정이나 업그레이드로 문제를 해결할 수 있습니까?
• 향후 3~5년 동안 현재 시스템을 유지하고 커스텀하는 데 드는 비용은 얼마입니까?
• 새로운 시스템이 가장 중요한 병목 현상을 실제로 해결할 수 있습니까?
• 현재의 데이터와 프로세스를 새로운 플랫폼으로 어떻게 전환할 수 있습니까?

현재 시스템의 역량과 실제 수요 간의 격차가 너무 커졌을 때 비로소 ERP 전환이 진지하게 고려해야 할 선택지가 됩니다.

ERP 시스템 재평가는 어디서부터 시작해야 할까요?

흔히 저지르는 실수는 새로운 소프트웨어 탐색부터 전환 과정을 시작하는 것입니다.

실제로 첫 번째 단계는 기업의 운영 방식을 다시 평가하는 것이어야 합니다.

기업은 프로세스, 데이터, 인력부터 기술에 이르기까지 전체적인 관점에서 다음을 파악해야 합니다.

어떤 프로세스가 가장 많은 병목 현상을 유발하고 있나요?

데이터는 어떻게 생성, 저장, 유통되고 있는가?

어떤 업무들이 여전히 수동으로 처리되고 있는가?

어느 부서가 가장 많은 시스템을 사용하고 있는가?

현재 ERP의 어떤 기능들이 방치되고 있는가?

이를 바탕으로 기업은 현재 ERP 시스템을 최적화할지, 부분적으로 업그레이드할지, 아니면 새로운 플랫폼으로 전환할지 결정할 수 있다.

Odoo – ERP 재구조화가 필요한 기업을 위한 유연한 선택

여러 개로 분산된 소프트웨어への 의존도를 낮추고자 하는 기업에게 Odoo는 단일 플랫폼에서 다양한 비즈니스 프로세스를 관리할 수 있는 능력을 갖추어 주목할 만한 선택지이다.

영업, CRM, 구매, 재고, 회계부터 생산 및 인사까지, 기업은 처음부터 전체를 구축하는 대신 실제 필요에 따라 시스템을 구축할 수 있다.

Odoo – lựa chọn linh hoạt cho doanh nghiệp đang cần tái cấu trúc ERP

더 중요한 것은 Odoo가 확장성과 외부 시스템과의 통합 능력을 갖추고 있다는 점이다. 이는 규모가 커짐에 따라 기업이 점진적으로 더 유연한 기술 아키텍처를 구축할 수 있는 여건을 마련해 준다.

그러나 Odoo나 기타 ERP 시스템을 선택할 때는 단순히 기능 목록만을 보고 소프트웨어를 선택하는 것이 아니라, 기업의 구체적인 운영 과제에서부터 출발해야 한다.

Paracel은 운영 과제에서부터 ERP 프로젝트를 시작합니다

ERP 프로젝트에서 새로운 플랫폼의 구축이 최종 목표가 되어서는 안 됩니다. 더 중요한 것은 시스템이 기업 내 존재하는 문제를 해결하고 다음 성장 단계를 위한 충분히 유연한 기반을 마련하는 것입니다.

그것이 바로 Paracel Technology Solutions가 고객과 함께 수행하는 프로젝트의 출발점입니다.

Paracel은 즉시 구축을 시작하는 대신, 프로세스, 데이터, 그리고 현재 시스템의 활용도를 재평가하는 데 시간을 투자합니다. 이를 통해 팀은 해결해야 할 병목 현상, 최적화할 수 있는 부분, 그리고 Odoo에서 재구축해야 하는 요구사항을 파악합니다.

왜냐하면 좋은 ERP 시스템이란 단순히 기능이 많은 시스템이 아니라, 기업이 실제로 운영되는 방식에 부합하는 시스템이기 때문입니다.

기업이 ERP 시스템을 변경해야 하는 시점은 언제인가?

적절한 시기는 현재 시스템이 제공하는 가치보다 제약 사항이 더 많아지기 시작할 때입니다. 데이터 단편화, Excel에 의존하는 프로세스, 갈수록 어려워지는 통합, 급증하는 유지보수 비용, 그리고 시스템 확장이 장벽이 될 때입니다.

기업이 바로 그 시점에 와 있다면, 계속 임시변식으로 대처하는 대신 기존 ERP 시스템, 이제는 전체 운영 아키텍처를 되돌아보고 다음 성장 단계에서 기업과 함께할 수 있는 플랫폼이 무엇인지 파악해야 할 때입니다.

ERP는 기업이 사용하는 단순한 소프트웨어가 아닙니다. 매일의 데이터와 운영 프로세스를 형성하는 기반입니다.