5 ĐIỂM NGHẼN TRONG QUY TRÌNH VẬN HÀNH DOANH NGHIỆP

Khi doanh nghiệp phát triển, quy trình vận hành doanh nghiệp cũng ngày càng trở nên phức tạp. Số lượng khách hàng, đơn hàng, nhân sự và dữ liệu tăng lên khiến những cách quản lý từng hiệu quả ở quy mô nhỏ bắt đầu bộc lộ hạn chế.

Một file Excel thêm vào, một phần mềm riêng cho từng phòng ban hay một vài bước xử lý thủ công có thể chưa tạo ra vấn đề ngay lập tức. Nhưng khi các thao tác này lặp lại hàng ngày, chúng dần trở thành những điểm nghẽn khiến doanh nghiệp mất thời gian, khó kiểm soát và chậm ra quyết định.

Vậy đâu là những vấn đề phổ biến nhất đang ảnh hưởng đến quy trình vận hành doanh nghiệp?

1. Dữ liệu phân mảnh giữa nhiều hệ thống

Một quy trình có thể liên quan đến nhiều phòng ban. Ví dụ, một đơn hàng từ bộ phận kinh doanh có thể cần đi qua kho, mua hàng, kế toán và giao vận. Nếu mỗi bộ phận sử dụng một phần mềm hoặc file dữ liệu riêng, thông tin rất dễ bị phân mảnh: nhân viên phải gửi file, nhập lại dữ liệu hoặc đối chiếu thông tin giữa nhiều nguồn.

Điều này dẫn đến khi quy mô doanh nghiệp tăng, việc kiểm soát dữ liệu càng trở nên khó khăn. Một quy trình vận hành doanh nghiệp hiệu quả cần đảm bảo dữ liệu được luân chuyển xuyên suốt giữa các bộ phận thay vì bị chia nhỏ hay phân mảnh dữ liệu.

2. Quá nhiều tác vụ thủ công lặp lại

Nhập liệu, đối soát, tổng hợp báo cáo, tạo đơn hàng hay xuất hóa đơn là những công việc thường xuyên xuất hiện trong hoạt động doanh nghiệp. Nếu các công việc này vẫn được xử lý thủ công, nhân sự phải dành nhiều thời gian cho những thao tác có tính lặp lại thay vì tập trung vào các nhiệm vụ tạo ra giá trị cao hơn.

Đáng chú ý là chi phí của công việc thủ công thường không xuất hiện thành một khoản riêng trên báo cáo. Doanh nghiệp có thể không nhận ra mình đang mất hàng chục hoặc hàng trăm giờ mỗi tháng cho việc nhập và kiểm tra cùng một loại dữ liệu.

Tự động hóa nên bắt đầu từ đâu?

Doanh nghiệp nên bắt đầu từ những tác vụ:

• Lặp lại với tần suất cao.
• Tiêu tốn nhiều thời gian của nhân sự.
• Có nhiều bước xử lý thủ công.
• Dễ xảy ra sai sót khi nhập liệu.
• Liên quan đến nhiều phòng ban.

Đây thường là những vị trí có thể tạo ra tác động rõ ràng nhất khi cải thiện quy trình vận hành doanh nghiệp.

3. Thiếu dữ liệu cập nhật khiến quyết định chậm hơn

Một vấn đề khác thường xuất hiện khi doanh nghiệp sử dụng nhiều hệ thống rời rạc là dữ liệu không được cập nhật đồng nhất. Nhà quản lý có thể cần biết doanh thu hiện tại, lượng hàng tồn kho, tình trạng đơn hàng hoặc công nợ khách hàng. Nhưng để có được câu trả lời, nhân sự phải tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn.

Đến khi báo cáo hoàn thành, tình hình thực tế có thể đã thay đổi. Vì vậy, xây dựng hệ thống báo cáo và dashboard phù hợp với từng vai trò là một phần quan trọng trong việc cải thiện quy trình vận hành doanh nghiệp.

• Lãnh đạo cần góc nhìn tổng quan.
• Quản lý bán hàng cần theo dõi doanh thu, đơn hàng và hiệu suất đội ngũ.
• Bộ phận kho cần quan tâm đến tồn kho, nhập – xuất và luân chuyển hàng hóa.
• Kế toán cần những dữ liệu khác liên quan đến doanh thu, công nợ và dòng tiền.

Một hệ thống quản trị hiệu quả cần đưa đúng dữ liệu đến đúng người, thay vì đưa tất cả dữ liệu cho tất cả mọi người.

4. Hệ thống khó mở rộng khi doanh nghiệp tăng trưởng

Một cách vận hành có thể phù hợp với doanh nghiệp có 10 nhân sự nhưng trở nên khó kiểm soát khi đội ngũ tăng lên 50 hoặc 100 người. Tương tự, một phần mềm có thể đáp ứng tốt khi doanh nghiệp chỉ có một cửa hàng nhưng bắt đầu phát sinh hạn chế khi mở rộng lên nhiều chi nhánh.

Đây là lý do khả năng mở rộng cần được xem xét ngay khi xây dựng quy trình vận hành doanh nghiệp. Hệ thống cần có khả năng:

• Bổ sung người dùng và phòng ban.
• Quản lý nhiều chi nhánh.
• Mở rộng thêm module.
• Kết nối với các phần mềm bên ngoài.
• Hỗ trợ thêm các quy trình mới.
• Tích hợp tự động hóa khi nhu cầu phát sinh.

Thay vì đầu tư dàn trải ngay từ đầu, doanh nghiệp có thể xây dựng hệ thống theo từng giai đoạn và mở rộng khi nhu cầu thực tế xuất hiện.

5. Áp lực tuân thủ khiến quy trình ngày càng phức tạp

Khi doanh nghiệp phát triển, yêu cầu về kế toán, thuế, hóa đơn, phân quyền và kiểm soát dữ liệu cũng trở nên quan trọng hơn. Một quy trình thủ công có thể không còn phù hợp khi số lượng giao dịch tăng hoặc doanh nghiệp mở rộng hoạt động.

Do đó, số hóa quy trình vận hành doanh nghiệp không chỉ nhằm giảm thao tác thủ công mà còn cần tính đến khả năng kiểm soát và tuân thủ. Hệ thống cần giúp doanh nghiệp xác định rõ:

• Ai được thực hiện từng thao tác?
• Dữ liệu được ghi nhận ở đâu?
• Quy trình phê duyệt như thế nào?
• Thông tin nào cần được lưu trữ?
• Báo cáo cần được tạo ra từ nguồn dữ liệu nào?

Khi các bước này được chuẩn hóa trên hệ thống, doanh nghiệp có thể giảm sự phụ thuộc vào cách xử lý riêng của từng nhân sự.

Doanh nghiệp nên cải thiện quy trình vận hành như thế nào?

Có thể bắt đầu theo 4 bước:

Bước 1: Rà soát quy trình hiện tại

Xác định toàn bộ các bước từ khi một yêu cầu phát sinh đến khi công việc hoàn tất.

Ví dụ: từ lúc nhận đơn hàng -> xác nhận -> kiểm tra tồn kho -> giao hàng → xuất hóa đơn → ghi nhận kế toán.

Bước 2: Xác định điểm nghẽn

Tìm những bước đang tạo ra nhiều thời gian chờ, nhập liệu trùng lặp, sai sót hoặc phụ thuộc quá nhiều vào một cá nhân.

Bước 3: Ưu tiên những vấn đề có tác động lớn

Doanh nghiệp có thể ưu tiên những vấn đề ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu, chi phí, trải nghiệm khách hàng hoặc khả năng kiểm soát.

Bước 4: Số hóa và tự động hóa từng bước

Sau khi quy trình được xác định rõ, doanh nghiệp có thể lựa chọn hệ thống phù hợp để tập trung dữ liệu, tự động hóa các tác vụ và xây dựng báo cáo theo nhu cầu.

>> Xem Thêm: VÌ SAO PHẦN MỀM QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP LÀ BƯỚC ĐẦU TƯ KHÓ TRÌ HOÃN?

Odoo Ecosystem – Mở rộng và phát triển hệ thống theo nhu cầu doanh nghiệp

Với doanh nghiệp muốn xây dựng một nền tảng quản trị có khả năng mở rộng, Odoo cung cấp hệ sinh thái nhiều module có thể kết nối với nhau. Doanh nghiệp có thể bắt đầu với những nghiệp vụ quan trọng như CRM, Sales, Inventory, Purchase hoặc Accounting, sau đó bổ sung thêm các module khi nhu cầu phát sinh.

Cách tiếp cận theo từng giai đoạn giúp doanh nghiệp tập trung nguồn lực vào những điểm nghẽn quan trọng nhất thay vì triển khai quá nhiều tính năng ngay từ đầu. Đồng thời, khả năng tích hợp của hệ sinh thái Odoo cũng tạo điều kiện để kết nối với các công cụ và hệ thống khác khi quy trình vận hành doanh nghiệp trở nên phức tạp hơn.

Paracel tiếp cận ERP từ điểm nghẽn vận hành

Một hệ thống ERP không nên được triển khai chỉ vì doanh nghiệp muốn chuyển đổi số theo xu hướng, mà quan trọng là hệ thống phải giải quyết được những vấn đề thực tế trong vận hành.

Đó cũng là cách Paracel tiếp cận các dự án ERP: bắt đầu từ việc tìm hiểu quy trình, dữ liệu và điểm nghẽn hiện tại của doanh nghiệp, sau đó xác định module và mức độ tự động hóa cần thiết. Thay vì triển khai thật nhiều tính năng ngay từ đầu, doanh nghiệp có thể ưu tiên những vấn đề có tác động lớn nhất, xây dựng nền tảng phù hợp và mở rộng theo từng giai đoạn.

Đâu là điểm nghẽn trong quy trình vận hành doanh nghiệp của bạn?

Dữ liệu đang bị phân tán? Nhân sự mất quá nhiều thời gian cho công việc thủ công? Báo cáo chưa đủ nhanh để hỗ trợ quyết định? Hay hệ thống hiện tại đã bắt đầu khó mở rộng?

Paracel đồng hành cùng doanh nghiệp đánh giá hiện trạng, xác định vấn đề ưu tiên và xây dựng giải pháp Odoo phù hợp với quy trình vận hành thực tế và mục tiêu tăng trưởng dài hạn.